Une non conformité lors de l’audit Qualiopi est un écart par rapport à un des indicateurs du référentiel national qualité (RNQ). Elle est relevée par l’auditeur lors de la journée d’audit lorsqu’un organisme de formation n’est pas capable d’apporter la preuve qu’il respecte l’indicateur.
Il existe deux types de non conformités : la non conformité mineure et la non conformité majeure.
La non-conformité mineure
Selon le décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences, la non conformité mineure est « la prise en compte partielle d’un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée. Pour une non-conformité mineure, le plan d’action établi est adressé à l’organisme certificateur dans le délai fixé par ce dernier et doit être mis en œuvre dans un délai de six mois. La vérification de la mise en œuvre des actions correctives est faite à l’audit suivant. Si la non-conformité mineure n’est pas levée à l’audit suivant, elle est requalifiée en non-conformité majeure ».
Une non-conformité mineure dans le cadre de Qualiopi, c’est donc une non-conformité qui n’impacte pas la qualité de la formation. Il peut s’agir par exemple du fait d’oublier de mentionner une information dans un document ou de ne pas envoyer tous les questionnaires qualité à l’issue d’une formation.
À noter : si l’organisme de formation cumule 4 non-conformités mineures, la 5ème devient une non-conformité majeure.
Durant l’audit, si une non-conformité mineure est relevée, elle ne remet pas en cause l’obtention de la certification. En revanche, elle doit être levée dans les 6 mois. Au moment de l’audit, dans le cas d’un oubli dans un document, par exemple, il est même tout à fait possible de corriger la non-conformité mineure dans la journée et lever immédiatement la non-conformité avant même que l’auditeur ne finalise son rapport.
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La non-conformité majeure
Toujours selon le décret n° 2019-565 du 6 juin 2019, une non conformité majeure est « la non prise en compte d’un indicateur ou sa prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée. Pour une non-conformité majeure, la vérification de la mise en œuvre d’actions correctives doit être effective sous trois mois. A défaut de mise en œuvre des actions correctives, la certification est suspendue. La suspension de la certification est levée par l’organisme certificateur suite à la réception de preuves permettant de constater le retour en conformité par le prestataire et le solde des non conformités majeures. A défaut de mise en œuvre des actions correctives dans un délai de trois mois après la suspension, la certification est retirée ou elle n’est pas délivrée. Elle nécessite alors la réalisation d’un nouvel audit initial de certification ».
Une non-conformité majeure Qualiopi, c’est donc une non-conformité qui remet en cause la qualité d’une formation ou d’un accompagnement. Il peut s’agir par exemple d’un manque de preuves en ce qui concerne le déroulé pédagogique d’une formation ou l’absence du plan de développement des compétences du côté des ressources humaines d’un organisme de formation.
Si une non-conformité majeure est détectée, l’organisme ne peut pas être certifié au RNQ. Pas d’inquiétude : cela ne signifie pas qu’il faut repasser l’audit et redémarrer votre démarche qualité de zéro. Vous avez l’opportunité de répondre à cette non conformité en envoyant les preuves nécessaires de correction à l’organisme certificateur dans les 3 mois suivant l’audit.
L’auditeur décèle une non-conformité pendant l’audit Qualiopi, comment la gérer ?
Tout d’abord, requalifiez le problème : en effet, il est fort probable qu’il s’agisse d’une incompréhension lors de l’étude de la preuve demandée par l’auditeur. Trois options se présentent :
- Première option : il s’agit effectivement d’une erreur de compréhension, en requalifiant la problématique, vous vous rendez compte que vous avez fourni le mauvais document. Mea culpa, vous recherchez dans vos documents (notamment à l’aide de votre document de travail qui sert de fil rouge) et vous pouvez directement fournir le justificatif attendu. Problème résolu, cette non conformité n’en était pas vraiment une.
- Deuxième option : vous ne disposez pas de la preuve réclamée dans l’immédiat. Maintenant que vous avez bien qualifié la demande avec l’auditeur, vérifiez avec votre équipe si elle peut vous la fournir dans la journée. Celle-ci vous avait peut-être simplement échappé lors de votre préparation. Ce n’est pas grave, notez bien l’indicateur et le critère concernés, en la fournissant dans la journée vous pourrez la lever lors du récapitulatif et bien valider le critère Qualiopi.
- Troisième option : il ne vous est pas possible de la lever dans la journée. Pas de panique, posez vous la question suivante : s’agit-il d’une non conformité mineure ? Vous pouvez la traiter à l’aide d’un plan d’action prévisionnel à 6 mois. Elle pourra être levée lors de l’audit de surveillance ou requalifiée en non-conformité majeure le cas échéant. S’agit-il d’une non-conformité majeure ? Vous avez 3 mois pour la lever. Notez-la scrupuleusement dans votre plan d’amélioration continue afin de montrer votre sérieux et votre motivation. Mettez les moyens nécessaires en œuvre durant le laps de temps dont vous disposez pour la lever et apporter la preuve d’action corrective le jour de votre audit de suivi.
Dans quelles situations dois-je repasser l’audit de certification ?
En réalité, tout dépend de l’organisme certificateur. Certains organismes certificateurs laissent 6 mois pour lever les non-conformités, quelle que soit la quantité de non conformités. D’autres, au contraire, estiment qu’au-delà d’un certain nombre de non conformités (10, par exemple), il faut repasser un audit Qualiopi initial, et donc, repayer. À vous donc de voir quelles sont les conditions proposées par l’organisme certificateur par lequel vous avez décidé de passer.
En bref
Vous l’avez compris, les non conformités Qualiopi, qu’elles soient mineures ou majeures, signifient que certains des critères ne sont pas respectés par manque de justification. Ces non conformités ne vous privent pas pour autant de la certification : vous bénéficiez d’au moins 3 mois pour les corriger.
Vous avez la possibilité d’établir un plan d’action en détaillant les actions correctives que vous souhaitez mettre en place et des informations telles que le délai et les personnes concernées. Une fois votre plan réalisé, l’auditeur va éliminer les non conformités en analysant la pertinence des actions correctives proposées et votre plan est ensuite validé !
Avant de réaliser votre plan d’action, nous vous conseillons de vous renseigner de nouveau sur tous les aspects concernant Qualiopi afin de bien prendre en compte les non conformités et de les comprendre.
Pour se parer au mieux aux non-conformités, une des solutions les plus efficaces est de se faire accompagner.
Et pendant l’audit de surveillance?
Si cet audit met en avant des non-conformités mineures ou majeures, les modalités restent les mêmes que pour l’audit initial.
Vous allez devoir justifier ans le cadre d’une non-conformité mineure vous devez justifier de la mise en œuvre d’un
plan d’action sous 6 mois. Ce délai passe à 3 mois dans le cadre d’une non-conformité majeure.
