Vous avez décroché votre certificat qualité, bravo ! Vous êtes reconnu pour être un acteur de qualité dans l’écosystème de la formation mais la démarche qualité ne s’arrête pas là ! Il s’agit d’une démarche permanente et qui se traduit dans vos activités au quotidien.
Maintenant que votre fonctionnement a été déclaré conforme, il faut s’y tenir pour tous vos programmes et toutes vos sessions de formation. C’est d’ailleurs là le but de l’audit de surveillance Qualiopi.
Qu’est-ce que l’audit de suivi Qualiopi ?
Décrocher la certification Qualiopi constitue une grande étape de franchie et la récompense d’un travail et d’une préparation de longue haleine. Mais il faut pouvoir conserver cette certification en appliquant les processus validés au quotidien, tout au long de votre activité.
L’audit de surveillance Qualiopi s’inscrit dans la suite du processus de certification et intervient entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification au RNQ. Cet audit correspond à une vérification de la bonne application et du respect des critères et indicateurs du Référentiel National Qualité.
Il est ainsi primordial pour les organismes de formation, d’être vigilant sur les dates limites pour la réalisation de son audit de surveillance. Il y a par exemple, une différence majeure concernant les durées entre les certifications Qualiopi obtenues avant et après le 1er janvier 2021. En effet, votre certification Qualiopi est valable 4 ans dans le cas où vous avez été certifié avant le 1er janvier 2021 ; l’audit de surveillance peut ainsi intervenir entre le 14e et le 28e mois suivant la date d’obtention.
Voir aussi : Combien coûte la certification Qualiopi ?
Livre blanc
Certification Qualiopi - Le guide complet
Ce guide pour vous permettre, dès la première étape de votre démarche de certification, de prendre les bonnes décisions et d’être parfaitement préparés pour le passage de votre audit
Comment se déroule l’audit de surveillance ?
L’audit de surveillance peut se montrer moins angoissant que l’audit initial mais il n’est tout de même pas à prendre à la légère. Il est nécessaire de le préparer.
Concernant ses modalités, l’audit de surveillance se réalise la plupart du temps à distance. En revanche, si l’audit initial a été réalisé à distance, notamment pendant les périodes de pandémie et donc de confinement, l’audit de surveillance devra quant à lui, s’effectuer sur site.
Concernant le déroulement :
- l’audit de surveillance dure généralement moins longtemps que l’audit initial ;
- l’auditeur vérifie l’efficacité du plan d’actions correctives et porte une attention particulière aux non-conformités qui étaient identifiées lors de l’audit initial ;
- de même, en cas de nouvelles formations et autres nouveautés concernant l’organisme de formation, l’auditeur vérifie en priorité ces aspects-là ;
- l’auditeur inspecte ainsi les documents administratifs relatifs à l’activité de formation de l’OF ;
- il analyse les actions conduites depuis le précédent audit ;
- il s’assure de la conformité vis-à-vis du Référentiel National Qualité ;
- vigilance concernant l’indicateur 32 qui concerne l’amélioration continue. Il est attendu de la part de l’organisme de formation, qu’il mette en œuvre des mesures d’amélioration afin de démontrer sa démarche d’amélioration continue. L’audit de surveillance correspond au moment le plus approprié pour vérifier cette démarche ;
- enfin, l’auditeur peut tout à fait reconnaître des non-conformités, raison pour laquelle il faut bien préparer l’audit de suivi.
Les meilleures pratiques pour réussir son audit de surveillance Qualiopi
L’audit de surveillance demande une certaine préparation. Nous vous conseillons de vous préparer à l’audit de suivi dès le lendemain de l’obtention de la certification Qualiopi ; c’est-à-dire, de vous assurer continuellement de respecter le référentiel et de rester dans une démarche qualité.
Pour cela, posez-vous certaines questions :
- Est-ce que mon organisme de formation fonctionne conformément aux processus que j’avais présenté lors de l’audit initial ?
- Les processus liés à l’activité de formation de mon OF sont-ils toujours conformes aux exigences du référentiel ?
- Est-ce que mon OF s’inscrit quotidiennement dans une démarche qualité ?
- Est-ce que toutes les équipes de mon OF sont impliquées dans cette démarche ?
- Est-ce que les dysfonctionnements sont relevés et corrigés grâce à la mise en place d’actions correctives ?
Nous vous livrons nos meilleures pratiques pour se préparer au mieux à l’audit de surveillance.
1 : réaliser régulièrement un audit interne
Nous vous conseillons de réaliser au moins 1 fois par semestre un audit en interne sur un échantillon de vos actions de formation réalisées afin de vérifier que toutes les pièces ou informations sont bien conformes au référentiel RNQ et de tenir des réunions qualité pour identifier des nouveaux axes d’amélioration. Continuez d’alimenter et suivre les actions notées dans votre plan d’amélioration continue, de réaliser des actions de veille, de mettre à jour vos statistiques qualité diffusées sur les différents programmes.
2 : vérifier ses documents
Il faut aussi prévoir des moments pour prendre du recul – est-ce que tous les process, grilles ou documents que vous avez mis en place pour l’audit initial vous sont bien utiles ? Il ne faut pas hésiter à les adapter ou simplifier si besoin pour qu’ils correspondent mieux à votre activité au jour le jour, l’esprit du RNQ n’est pas de créer des fichiers ou procédures trop complexes mais de formaliser ce que vous faites.
3 : faire le point sur les évolutions dans vos processus, votre organisation et sur la veille
Votre auditeur qui connaît désormais votre structure va être exigeant à ce que vous respectez bien les différents engagements présentés lors de votre premier échange. Il va insister davantage sur les informations liées à la veille ou à la démarche d’amélioration continue.
Il demande également s’il y a eu d’éventuels changements liés à votre structure depuis le premier échange ou bien sur le périmètre des formations, comme par exemple de nouveaux programmes que vous avez mis en place, des nouveaux types de formations -alternance, VAE, bilan de compétences.
4 : suivre ses anciennes non-conformités
L’auditeur vérifie si les non-conformités éventuelles identifiées lors du premier audit ont bien été levées ou qu’un plan d’action est bien en place et si vous utilisez bien le logo Qualiopi.
Bien sûr, l’auditeur vérifiera la conformité au référentiel de vos actions de formation mises en place depuis le dernier audit et tous les indicateurs sont susceptibles d’être audités au cours de l’audit de surveillance. Mais surtout, l’auditeur regardera de près le suivi de votre démarche d’amélioration continue, notamment l’efficacité des actions correctives ou mesures prévues dans votre plan d’amélioration continue. Il est important de noter toutes les réclamations éventuelles que vous avez pu recevoir concernant la conformité aux exigences de certification et s’il n’y en a pas eu, il vaut mieux l’indiquer.
Si des non-conformités majeures sont relevées, la certification est suspendue en laissant 3 mois maximum pour les lever. Comme quoi, il ne faut pas sous-estimer cette étape pour maintenir sa certification tout au long des 3 ans prévues avant le nouvel exercice d’audit initial !
