Une fois le business plan réalisé, la cible déterminée et le programme de formation défini, les organismes de formation doivent procéder à l’enregistrement de leur activité.
Afin de pouvoir procéder à l’enregistrement, vous devez faire une première formation en indiquant « En cours d’enregistrement » à la place de votre numéro de déclaration dans les documents de formation. Une fois cette première formation réalisée, il ne vous reste plus qu’à constituer votre dossier et le transmettre à la Direccte.
Cette étape est obligatoire pour toute personne physique ou morale souhaitant professionnaliser ses actions de formation et proposer un catalogue de formation financés par l’Etat. Comment déclarer son activité ? Quelles sont les pièces justificatives à fournir pour bénéficier d’un agrément ?
A partir du 1er janvier 2021, c’est l’URSSAF qui sera chargé de collecter les fonds de la formation professionnelle.
Les personnes concernées ou exclues par la déclaration d’activité
Tous les organismes dont les prestations relèvent de la formation professionnelle doivent procéder à la déclaration de leur activité. Cette démarche s’effectue auprès de la Direccte (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi), au niveau du service de contrôle de la formation professionnelle (SRC).
Certains professionnels sont exclus de cette démarche. En effet, la déclaration d’un organisme de formation et l’obtention d’un numéro de formateur ne concernent pas :
- Les prestations données dans le cadre de la formation initiale (enseignement scolaire, secondaire, supérieur, universitaire ou technique) ;
- Les formations proposées à des particuliers dans le cadre d’activités de loisirs ;
- Les entreprises réalisant des actions de formation interne en utilisant leurs propres moyens.
Les éléments à fournir pour déclarer son activité
Toute déclaration d’activité doit mentionner les éléments ci-dessous :
- La dénomination de l’organisme de formation ;
- L’adresse ;
- L’objet de l’activité ;
- Le statut juridique du déclarant ;
- Les éventuelles activités annexes exercées par le déclarant.
Selon la réglementation en vigueur, les pièces justificatives à fournir dans le cadre d’une déclaration d’activité sont les suivantes :
- Le bulletin de déclaration d’activité (questionnaire CERFA n° 10782*04). Une notice explicative a été créée pour vous aider à remplir ce formulaire.
- Un KBIS de moins de 3 mois ou un certificat d’inscription à l’INSEE.
- Un extrait du casier judiciaire du responsable de l’organisme de formation.
- La liste des formateurs et leurs CV.
- Le CV et la lettre de motivation de votre premier stagiaire.
- Le programme de formation de votre première action de formation. Ce document doit vous permettre de répondre aux questions suivantes :
- Quels sont les objectifs de votre formation ?
- Quelle est votre cible ?
- Des prérequis sont-ils nécessaires pour suivre cette formation ?
- Quel est le contenu pédagogique de votre action de formation ?
- Quelles sont les modalités de contrôle des connaissances ?
- Si la formation peut être effectuée à distance :
- La nature des travaux qui sont demandés au stagiaire et le temps estimé pour les réaliser ;
- Les modalités de suivi et d’évaluation des séquences de formation ;
- Les moyens d’organisation, d’accompagnement ou d’assistance ; pédagogiques et techniques, mis à disposition du stagiaire.
Cette liste étant susceptible de varier d’une région à une autre, n’hésitez pas à vous rapprocher de la Direccte dont vous dépendez.
Une fois la déclaration d’activité finalisée, elle est envoyée au préfet qui fournit aux organismes de formation un numéro d’enregistrement provisoire. Celui-ci devra obligatoirement figurer sur tous les documents administratifs et comptables de l’organisme de formation (factures, bons de commandes etc.)
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Les motifs de refus/annulation d’une déclaration d’activité
La décision du préfet doit être motivée et des recours sont possibles en cas de rejet. Plusieurs cas de figure peuvent justifier un refus ou une annulation d’une demande d’agrément :
- Dossier incomplet en raison d’une pièce justificative manquante ;
- Actions de formation ne relevant pas de prestations de formation professionnelle ;
- Des dispositions légales et règlementaires relatives aux actions de formation n’ont pas été respectées (programmes de formation , attestation de formation) ;
- Personne morale ou physique déclarant son activité de formation non autorisée à exercer une fonction de formation professionnelle.
Le contrôle de la déclaration portera sur les prestations de formation réalisées avant le bilan pédagogique et financier (BPF) si celui-ci n’a pas encore été finalisé. Dans le cas contraire, le contrôle sera effectué sur les recettes perçues entre la fin de la date du bilan et la date de contrôle.
