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Qualiopi, wo stehen die Bildungseinrichtungen?

Im Januar 2022 musste jede Bildungseinrichtung, die Zugang zu öffentlichen und genossenschaftlich verwalteten Mitteln erhalten möchte, nach Qualiopi zertifiziert sein. Der Countdown lief und sorgte für einen echten Umbruch im Bereich der beruflichen Bildungsmaßnahmen.

Aber wie weit sind die Akteure von beruflichen Bildungsmaßnahmen in ihrem Qualiopi-Prozess gekommen? Digiforma ist dieser Frage mithilfe einer umfassenden Umfrage in seiner Kontaktdatenbank nachgegangen. Insgesamt haben fast 434 Bildungseinrichtungen bei derUmfrage mitgemacht, die im April 2021 gestartet wurde.

Ergebnisse: Die Mehrheit der Bildungseinrichtungen ist bereits zertifiziert oder befindet sich im Zertifizierungsprozess, der im Durchschnitt drei Monate dauert. Die Organisationen, die diesen Prozess nicht eingeleitet haben, befürchten hingegen die Komplexität der vor ihnen liegenden Aufgabe.

Zertifizierte und nicht zertifizierte Einrichtungen

Die Zertifizierung Qualiopi ist DIE Herausforderung des Jahres 2021 für Bildungseinrichtungen, denn 73 % der Bildungsexperten wurden zertifiziert oder haben mit der Zertifizierung begonnen.

Im Einzelnen haben wir:

30 % zertifizierte Bildungseinrichtungen
43 % im Zertifizierungsprozess befindliche Bildungseinrichtungen
27 %, die noch nicht mit der Zertifizierung begonnen haben

Für BEs, die noch nicht mit der Zertifizierung begonnen haben, erklärt sich dies im Großen und Ganzen dadurch, dass sie Schwierigkeiten haben, sich der Komplexität der Aufgabe zu stellen, die vor ihnen liegt:

27 % wissen nicht, wo sie anfangen sollen
26 % sind der Meinung, dass ihnen die Zeit fehlt
20 % sind der Meinung, dass sie nicht über die finanziellen oder personellen Mittel verfügen, um mit dem Zertifizierungsprozess zu beginnen.

Wie sich BEs informieren

Eine komplexe Aufgabe bedeutet Informationsbedarf. Die Einrichtungen haben das Bedürfnis, sich an Experten auf diesem Gebiet zu wenden. Ihre wichtigsten Informationsquellen:

26 % Webinare
22 % Internet
20 % Beauftragung eines externen Dienstleisters

BE wünschen sich auch konkretere Inhalte , die ihnen bei der Konkretisierung ihres Projekts helfen. Inhalte, die sie gerne zur Verfügung hätten:

52 % konkrete Ratschläge
40 % Erfahrungsberichte
37 % Empfehlung von Partnern für die Branchenbeobachtung und Behinderung

Sich auf das Audit vorbereiten

Nicht alle Qualiopi-Kriterien verursachen Stress für die BEs.

Kriterien 1, 2 und 4: Diese Kriterien fügen sich nahtlos in die täglichen Abläufe der BEs ein, sie werden als eher einfach zu formalisieren angesehen.
Kriterien 5, 6, 7 und 3: Diese Kriterien, die es erfordern, Abstand von der eigenen Tätigkeit zu gewinnen, werden als schwierig angesehen, wenn es um die Formalisierung geht.

Wie sich die Einrichtungen helfen lassen

32 % der Bildungseinrichtungen haben sich für einen Anbieter entschieden, der ihnen bei der Strukturierung ihrer Vorgehensweise hilft

Was die Zertifizierungsstellen anbelangt, so werden die folgenden drei von den BEs am häufigsten angefragt:

Zertifizierungsdauer

Es dauert durchschnittlich 3 Monate, bis die geprüften Einrichtungen ihre Zertifizierung Qualiopi erhalten. In dieser Zeit strukturieren sie ihre Vorgehensweise und vereinbaren einen Termin.

Nichtkonformitäten

41 % der Zertifizierten, die an der Studie teilnahmen, hatten mindestens 1 kleine oder große Nichtkonformität, weil in den meisten Fällen ein Standardnachweisdokument für eine Funktionsweise fehlte, die bereits informell in der Einrichtung existierte.

Viele Nichtkonformitäten betreffen den Aspekt der Unterauftragnehmer (z. B. Entwicklung der Kompetenzen von Trainern in der Zukunft) oder auch die Aufnahme von Lernenden mit Behinderungen.

Achten Sie auch darauf, dass Sie eine vollständige Stellenbeschreibung vorlegen, wenn Sie Selbständiger sind.

Im Allgemeinen wurden die Nichtkonformitäten von den BEs innerhalb von 15 Tagen behoben.

Die besten Tipps von Bildungseinrichtungen für die Zertifizierung Qualiopi

Erstellen Sie eine Tabelle mit den Belegen für jede Kennzahl, um einen Überblick über den gesamten Referenzrahmen zu erhalten.

Organisieren Sie das Audit wie eine Bildungsmaßnahme: Versenden Sie ein Begrüßungspaket, um den Zugang zum Ort des Audits zu vereinfachen, passen Sie den Raum an die sanitären Auflagen an + vorschriftsmäßige Aushänge, geben Sie alle Dokumente in Papierform aus, nach Kennzahlen geordnet.

Für den Teil „partnerschaftliches Umfeld“: Erstellen Sie ein visuelles Mapping Ihres Netzwerks

Erstellen Sie eine Checkliste für das Lead-Interview, in der alle Punkte aufgelistet sind, die angesprochen werden müssen, einschließlich des Begriffs Behinderung

Erstellen Sie Sketchnotes für den Überwachungsprozess

Die von den Nutzern bevorzugten Digiforma-Funktionen für Qualiopi

Für 87% der Befragten hilft die Nutzung einer Software wie Digiforma ihnen, Konformität zu erreichen und ihr Audit erfolgreich zu bestehen.

Qualität: 64 % der Befragten nutzten Digiforma für Beurteilungen den Qualitätsbericht
Administrative Aspekte:
- 60 % der Befragten profitierten von der Generierung von Dokumenten, Bescheinigungen, digitalen Signaturen usw.
- 32 % von der Generierung von Verträgen

Interne Verwaltung:

- - 25 % der Bildungseinrichtungen profitierten von der Trainerdatenbank
  - 20 % von der Planungsverwaltung

Kommunikation mit Kunden und Auszubildenden

- 55 % der Befragten haben den Katalog genutzt
- 44 % das Extranet
- 38 % den E-Mail-Versand
Überwachung: 44 % der Befragten informieren sich dank Formalerte & Digiformag

Bilanz der Umfrage

Die meisten Fachleute für berufliche Bildungsmaßnahmen haben sich auf Qualiopi vorbereitet: Bisher haben fast 73 % die Zertifizierung erhalten oder befinden sich im Zertifizierungsprozess.

Der Hauptgrund, warum 27 % der Bildungseinrichtungen keinen Zertifizierungsprozess einleiten, ist die wahrgenommene Komplexität der Aufgabe (sie wissen nicht, wo sie anfangen sollen, Zeitmangel, fehlende menschliche oder finanzielle Mittel).

Um die Qualiopi-Prüfung zu bestehen, ist die Sammlung von Informationen unerlässlich. Die meisten BEs nutzen zwar Webinare, Websites oder externe Dienstleister, würden aber gerne mehr konkrete Ratschläge und Erfahrungsberichte erhalten.

Bei 41 % der Einrichtungen, die sich im Zertifizierungsprozess befinden, wurde mindestens eine größere oder kleinere Nichtkonformität bemängelt, die in der Regel nach 15 Tagen behoben werden.

METHODE

Die Studie wurde mittels eines selbstverwalteten Online-Fragebogens durchgeführt
Repräsentative Stichprobe von 434 Bildungseinrichtungen.

Die Zertifizierung Qualiopi ist für jede Einrichtung wichtig, die weiterhin von öffentlichen und paritätischen Finanzierungen profitieren möchte.

Ein Schritt, den Sie nicht verpassen sollten, der jedoch für viele Akteure kompliziert ist. Digiforma hilft Ihnen, Ihre Zertifizierung mit mehr Gelassenheit zu bestehen.

Sehen Sie sich unseren Qualiopi-Leitfaden an

Sind Sie bereit, sich mit Digiforma das Leben leichter zu machen?