Obtenir la certification au RNQ (Référentiel National Qualité), aussi appelée certification Qualiopi, constitue un enjeu majeur pour les OPAC (organismes concourant au développement des compétences) et donc pour les organismes de formation. Pour rappel, cette certification permet de bénéficier des fonds publics pour le financement des formations professionnelles ; ainsi, les financements publics sont réservés uniquement aux organismes de formation qui répondent aux exigences du référentiel qualité en validant les 7 critères et les 32 indicateurs.
Il est nécessaire pour les organismes de formation, de comprendre en quoi consistent ces 7 critères et leurs 32 indicateurs afin de préparer au mieux la certification Qualiopi. Entreprendre une démarche qualité peut parfois être compliqué, notamment lorsque l’on ne sait pas par quoi commencer. La mise en place de son système de management de la qualité peut être assez lourde, raison pour laquelle il est essentiel d’être organisé pour la préparation à l’audit Qualiopi.
Découvrez nos meilleurs conseils pour être dans les meilleures conditions possibles en vue de votre audit Qualiopi.
Livre blanc
Certification Qualiopi - Le guide complet
Ce guide pour vous permettre, dès la première étape de votre démarche de certification, de prendre les bonnes décisions et d’être parfaitement préparés pour le passage de votre audit
1- Choisissez votre auditeur avec soin
À la question : comment choisir son organisme certificateur pour l’audit Qualiopi ? La réponse n’est pas toujours évidente. La première étape est de vous rendre sur la liste publique des organismes certificateurs, et donc accrédités par France compétences. Vous avez ainsi la possibilité de choisir votre certificateur parmi cette liste (34 organismes certificateurs et 7 instances de labellisation reconnues par France compétences).
Ces organismes certificateurs ont été accrédités par le Cofrac (Comité français d’accréditation), ce qui atteste d’un haut niveau de confiance, de fiabilité et d’impartialité.
Il est ensuite nécessaire de vérifier certains critères et de comparer les offres afin de trouver l’auditeur le plus adapté à votre situation. Tout d’abord, le prix qui est déterminé par la durée de l’audit et les prestations proposées ; projetez-vous en estimant le temps nécessaire pour l’obtention de la certification au RNQ et la durée de l’audit. Il faut savoir que la fourchette de prix pour l’audit se situe entre 900€ jour et 1600€ HT. Gardez également à l’esprit que les organismes certificateurs peuvent proposer des dates pour l’audit plus ou moins rapidement, soyez vigilant à ce propos.
Autre critère important : n’oubliez pas que vous êtes client, il est ainsi primordial que vous établissiez une relation de confiance avec votre auditeur.
Enfin, certains organismes certificateurs seront plus recommandés que d’autres, tout dépend des prestations de formation proposées par l’organisme de formation. Nous vous encourageons à prendre en compte les retours des autres organismes de formation afin de vous assurer de la notoriété et de la qualité des prestations proposées par les certificateurs.
Vous pouvez choisir librement votre organisme certificateur, vous êtes client et lui est prestataire. Vous êtes décisionnaire et vous savez ce dont vous avez besoin pour un accompagnement et le bon déroulement de l’audit Qualiopi.
2- Réalisez un audit blanc
Certains organismes certificateurs proposent un pré-audit ou audit blanc, ce qui peut être d’une grande aide lors de la préparation à la certification Qualiopi. L’audit blanc permet d’évaluer son système de management de la qualité et le degré de préparation.
Se déroulant à distance la plupart du temps, l’auditeur interroge l’organisme de formation concernant les différents critères et indicateurs du référentiel qualité, de la même manière qu’à l’audit initial. L’auditeur relève les non-conformités, qu’elles soient mineures ou majeures, en indiquant si chaque élément de preuve répond ou non aux critères Qualiopi. L’auditeur n’indique pas les actions correctives à mettre en place, mais l’audit blanc permet de mettre en avant les écarts et les aspects à travailler pour la poursuite de sa préparation à l’audit initial.
Sachez que tout pré-audit donne lieu à un rapport détaillé de la part de l’auditeur, directement adressé à l’organisme de formation. Ce rapport détient les non-conformités éventuelles, ce qui permet par la suite, la mise en place d’un plan d’actions pour répondre à ces non-conformités.
3- Équipez-vous d’un logiciel
L’utilisation d’un logiciel de gestion est un accompagnement à prendre en compte dans la préparation à l’obtention de la certification Qualiopi. Un logiciel apporte un minimum d’automatisation dans vos processus, permet de retrouver des éléments de preuve, d’assurer leur traçabilité et de générer des documents. Un logiciel est un vrai copilote dans la gestion de votre activité et dans votre démarche qualité.
Avec un logiciel tel que Digiforma et donc adapté à la législation, vous pouvez être accompagné dans votre démarche qualité en récoltant notamment les attentes de vos clients, en adaptant leurs parcours, en créant des questionnaires de satisfaction, en générant des rapports, etc. Ces éléments sont indispensables pour la préparation à la certification au RNQ.
Digiforma, c’est aussi Digiformag un magazine de la formation professionnelle en ligne et en format papier qui vous permet de réaliser votre veille réglementaire. Si nous avons bien un conseil à pousser, c’est de vous tenir au courant des dernières législations, des tendances et de lire plusieurs fois le Référentiel National Qualit
4- Pensez à proposer du café/thé à l’auditeur le jour de l’audit
La journée ne va pas être courte et cela fera plaisir à tout le monde. Ensuite, cela semble peut-être tomber sous le sens mais sourire aidera à détendre l’atmosphère.
Si vous êtes stressé, n’oubliez pas de faire bonne figure, nous vous rappelons que votre auditeur/auditrice est avant tout une personne bienveillante qui cherche simplement à comprendre le fonctionnement de votre organisme de formation.
5- Validez oralement les critères passés en revue
Lorsque l’auditeur passe à un nouveau critère, validez bien oralement avec lui que le critère précédent est validé et qu’il a bien tous les documents attendus. Cela permettra de savoir où vous en êtes, de vous rassurer et de gagner du temps lors du récapitulatif de fin de journée.
6- Déjeuner : faites passer un moment convivial à votre auditeur
Vous pouvez déjeuner avec votre auditeur, cela est d’ailleurs plus sympathique, il/elle peut parfois venir d’une autre ville et ne pas connaître les environs. Choisissez donc un endroit convivial et abordable pour ne pas le mettre dans l’embarras. Nous rappelons que vous ne devrez pas l’inviter afin de respecter le principe d’impartialité.
Lors du déjeuner, évitez de parler de l’audit, premièrement pour souffler un peu et deuxièmement toujours dans l’optique d’éviter d’avoir des preuves supplémentaires à apporter. Questionnez-le/la sur son parcours, d’où il/elle vient ou du monde de la formation en général. Bref, passez un moment léger !
7- Ne vous précipitez pas lorsque l’auditeur vous pose une question ou vous demande une pièce justificative
Ce dernier conseil pour votre certification Qualiopi est particulièrement important. En effet, ne pas vous précipiter et agir avec calme vous permettra d’apporter le bon justificatif. Si vous avez un doute, vérifiez qu’il s’agit du document attendu en lui demandant une précision. Rappelons qu’il est de bon ton de rester succinct pour éviter d’apporter des preuves complémentaires que vous n’auriez peut-être pas prévues. Par ailleurs, votre auditeur doit tout noter, rester silencieux lui permettra de se concentrer et de faciliter sa rédaction.
