La certification Qualiopi est devenue incontournable pour les organismes de formation (OF) en France, afin de démontrer la qualité de leurs prestations et de leur permettre de bénéficier de financements publics ou mutualisés.
Parmi les 7 critères et 32 indicateurs qui composent le Référentiel national qualité (RNQ), l’indicateur 16 vise à vérifier que l’organisme de formation respecte les exigences de
l’autorité de certification au moment de proposer des candidats à la certification.
Digiforma fait le point sur tous les objectifs et enjeux de cet indicateur de la certification Qualiopi et vous donne de précieux conseils pour répondre à toutes les exigences du Référentiel national qualité.
Quels sont les enjeux de l’indicateur 16 Qualiopi ?
L’indicateur 16 de la certification Qualiopi se concentre sur la responsabilité des prestataires proposant des formations conduisant à une certification professionnelle. Plus précisément, l’indicateur vérifie que les conditions de présentation des apprenants à la certification respectent toutes les exigences et directives fixées par l’organisme délivrant la certification.
L’organisme de formation doit ainsi veiller à ce que les apprenants puissent obtenir leur diplôme ou qualification professionnelles dans de bonnes conditions. Cela implique de suivre précisément toutes les procédures et les conditions d’inscription et de passage des certifications professionnelles, établies par la structure qui décerne les diplômes.
Ce dernier indicateur du critère 3 Qualiopi vise à assurer :
- la qualité et la légitimité des certifications délivrées ;
- l’équité entre les candidats, quel que soit l’organisme de formation ;
- la reconnaissance des certifications sur le marché du travail.
Si le respect de ce volet du Référentiel national qualité se veut crucial pour les apprenants, il représente également plusieurs enjeux majeurs pour les organismes de formation, notamment :
- renforcer sa réputation en tant que prestataire de formation fiable ;
- garantir un haut niveau de qualité dans la préparation aux certifications ;
- assurer la réussite et la satisfaction des apprenants ;
- se démarquer sur le marché de la formation professionnelle ;
- faciliter les collaborations avec les autorités de certification et autres acteurs du secteur.
Cet indicateur s’applique spécifiquement aux catégories suivantes :
- Actions de formation conduisant à une certification professionnelle (AFC) ;
- Validation des acquis de l’expérience (VAE) ;
- Centres de formation d’apprentis (CFA).
Indicateur 16 : quel est le niveau attendu ?
Pour satisfaire les attentes du 16ème indicateur des 7 critères Qualiopi, l’organisme de formation doit donc respecter toutes les exigences formelles de l’autorité de certification au moment de présenter les candidats à la certification proposée.
Concrètement, cela implique de la part de l’OF de :
- connaître et appliquer toutes les règles spécifiques de chaque certification ;
- préparer les candidats en fonction des modalités d’évaluation ;
- gérer rigoureusement les aspects administratifs liés à la présentation des candidats
Il est important de noter que lorsque le prestataire n’est pas chargé de l’évaluation, il doit orienter le bénéficiaire vers l’évaluateur compétent.
Quelles preuves apporter ?
Pour répondre aux exigences de l’indicateur 16 du RNQ, l’organisme de formation doit apporter des preuves concrètes le jour de l’audit de certification. Plusieurs éléments peuvent être présentés à votre auditeur, notamment :
- les informations communiquées aux bénéficiaires : déroulement de l’évaluation, conditions de passage de l’examen (en présentiel et à distance), preuves d’inscription aux sessions d’évaluation ;
- les documents administratifs : habilitation du prestataire à évaluer, convention de partenariat avec le certificateur, référentiel d’évaluation, règlement d’organisation des examens ;
- les éléments liés aux évaluations : procès-verbaux des sessions d’examen, livrets d’évaluations réalisées en cours de formation, attestations de réussite ou de suivi de formations réglementaires obligatoires.
Pour les personnes en situation de handicap, des modalités d’aménagement des examens doivent également être prévues et documentées.
Indicateur 16 : les possibles non-conformités
En cas de non-respect, y compris partiel, des exigences de l’indicateur 16 de la certification Qualiopi, des non-conformités majeures peuvent être relevées par l’auditeur. Elles peuvent être constatées dans les cas de figure suivants :
- non-respect des exigences de l’autorité de certification ;
- application partielle ou absence totale d’application des exigences ;
- inadéquation partielle ou totale des conditions de présentation des bénéficiaires avec les exigences de l’autorité de certification.
Bon à savoir : L’indicateur 16 ne peut pas faire l’objet d’une non conformité mineure.
En cas de non-conformité majeure, l’organisme de formation ne peut pas prétendre à l’obtention de la certification Qualiopi. Toutefois, l’OF dispose d’un délai de 3 mois après l’audit pour apporter des actions correctives et lever la non-conformité.
Pour assurer la conformité aux attentes de l’indicateur 16, plusieurs bonnes pratiques peuvent être mises en place :
- établir une veille régulière sur les exigences des autorités de certification ;
- former le personnel aux spécificités de chaque certification proposée ;
- mettre en place des processus de contrôle interne pour vérifier le respect des exigences ;
- documenter rigoureusement toutes les étapes du processus de présentation des candidats ;
- communiquer clairement avec les apprenants sur les modalités de certification ;
- prévoir des sessions de préparation spécifiques aux examens de certification ;
- assurer un suivi personnalisé des candidats tout au long du parcours de formation.
En respectant scrupuleusement les exigences l’indicateur 16 Qualiopi, les organismes de formation contribuent à valoriser leurs certifications et à renforcer la confiance des apprenants et des employeurs dans le système de formation professionnelle.
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