La certification Qualiopi se montre aujourd’hui incontournable pour les organismes de formation. Elle atteste de la qualité de vos programmes de développement des compétences, et vous permet d’obtenir des fonds publics de la formation professionnelle ou des fonds mutualisés.
Parmi les 32 indicateurs qui composent ce Référentiel National Qualité (RNQ), l’indicateur 1 se veut particulièrement important : c’est lui qui démontre votre capacité à communiquer clairement et de façon transparente auprès du public. Digiforma fait le point sur les objectifs de cet indicateur et vous donne les clés pour le mettre en œuvre efficacement.
Découvrir l’indicateur 1 en vidéo
Quel est l’objectif de l’indicateur 1 ?
L’indicateur 1 du critère 1 Qualiopi vise à vérifier que vous rendez vos programmes accessibles pour tout public.
En tant qu’organisme de formation, vous devez donc diffuser une information à la fois compréhensible pour vos futurs clients, à jour et exhaustive sur tous les détails des programmes proposés :
- Pré-requis : les compétences ou connaissances nécessaires ou indispensables pour bénéficier d’une prestation. L’absence de pré-requis doit également être mentionnée ;
- Objectifs : les aptitudes et connaissances acquises par les apprenants au cours de la formation ;
- Durée : exprimée en heures ou en jours, elle peut également être forfaitisée ou estimée ;
- Modalités, délais et moyen d’accès : vous devrez répondre à la question « Comment je peux m’inscrire à la formation et sous quels délais ? » ;
- Tarifs : le coût de la formation HT et/ou TTC pour l’apprenant ou l’employeur ;
- Contacts : les coordonnées des personnes ou services à joindre pour s’inscrire ou obtenir plus d’informations ;
- Méthodes : les techniques pédagogiques, les approches et les outils utilisés pour dispenser la formation ;
- Modalités d’évaluation : les critères objectifs utilisés pour mesurer et évaluer les résultats de l’apprenant au cours et en fin de prestations ;
- Accessibilité aux personnes handicapées : les conditions d’accueil, d’accès et de sécurisation des parcours de formation aux personnes en situation de handicap. Publiez également le contact de la Référente handicap de votre structure pour que les personnes concernées puissent la contacter en amont et parler de l’adaptation de leur formation.
Au-delà du respect des exigences réglementaires de l’indicateur 1, une communication claire, précise et exhaustive offre d’autres avantages :
- Cette transparence permet aux futurs apprenants d’effectuer des choix éclairés, en ayant tous les éléments nécessaires en leur possession ;
- Des informations accessibles et détaillées renforcent la crédibilité de votre organisme de formation et inspirent d’avantage de confiance.
Tel un scout, soyez toujours prêts : choisissez votre plus beau programme à présenter, et ouvrez tous les onglets nécessaires pour être ready to go !
Quels canaux de communication utiliser ?
L’indicateur 1 de la certification Qualiopi implique que le support d’informations doit être facilement accessible par tout prospect souhaitant se renseigner sur votre organisme de formation.
Pour communiquer clairement et efficacement auprès du public, n’hésitez pas à miser sur une communication multicanale, par exemple via :
- un site web : créez des pages dédiées à chaque formation, avec des informations détaillées et à jour. Les utilisateurs peuvent également y retrouver des témoignages d’anciens apprenants, des FAQ, et ou des guides en téléchargement ;
- des plaquettes : proposez des supports imprimés, clairs et attractifs, détaillant les différentes offres de formation, les programmes, les dates, les lieux, et les tarifs ;
- les réseaux sociaux : sur LinkedIn, X (ex-Twitter), ou Facebook, partagez régulièrement des informations sur vos formations et répondez aux questions de vos futurs clients ;
- la publicité : faites la promotion des formations disponibles grâce à des affiches, des annonces dans les journaux, ou des spots radio ou télévisés ;
- des événements : participez à des salons professionnels ou d’éducation afin de rencontrer directement les futurs bénéficiaires et échanger avec eux ;
- les supports de contractualisation : détaillez vos formations et toutes les informations essentielles dans vos contrats de formation ou les conditions générales de vente (CGV).
Indicateur 1 : les possibles non-conformité
Malgré la vigilance des organismes de formation, un auditeur Qualiopi peut déceler des non-conformités de l’indicateur 1. On en distingue deux grands types :
- la non-conformité mineure : des information nécessaires ne sont que partiellement disponibles ;
- la non-conformité majeure : les informations nécessaires sont inaccessibles, non-exhaustives, pas datées ou actualisées.
Pour éviter de vous retrouver en situation de non-conformité, vous devez pouvoir fournir à votre auditeur un échantillonnage varié de preuves.
Par exemple, afin de justifier d’une information datée et actualisée sur l’ensemble de vos documents, vous pouvez ajouter la mention de l’année en cours.
Pour prouver une actualisation fréquente, n’hésitez pas à programmer un rappel annuel dans votre agenda. Vous pourrez fournir cet élément comme preuve auprès de votre auditeur.
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Tout savoir sur l'indicateur 1
Quels sont les éléments essentiels à inclure dans le programme de formation pour répondre à l'indicateur 1 ?
- Les pré-requis nécessaires pour suivre la formation.
- Les objectifs de la formation.
- La durée de la formation.
- Les modalités, délais et moyens d’accès.
- Les tarifs de la formation.
- Les contacts (organisme, référent pédagogique, référent qualité).
- Les méthodes pédagogiques utilisées.
- Les modalités d’évaluation.
- Les informations sur l’accessibilité, notamment le contact du référent handicap.
Sur quel support doit-on diffuser ces informations ?
Ces informations doivent être disponibles sur une page web ou tout autre support facilement accessible pour les prospects.
Il est recommandé d’utiliser un catalogue en ligne, un site internet, un guide d’accueil ou les conditions générales de vente (CGV).
Pourquoi est-il important de dater et d'actualiser les informations ?
Il est crucial de garantir que les informations sont à jour pour maintenir leur pertinence et exactitude.
La mention de l’année en cours sur les documents est nécessaire pour prouver que les informations sont actualisées.
Quelles sont les conséquences de ne pas avoir des informations à jour ?
Non-conformité majeure : Si les informations ne sont pas datées ou actualisées, cela peut entraîner une non-conformité majeure.
Non-conformité mineure : Si certaines informations sont partiellement disponibles ou manquantes, cela peut entraîner une non-conformité mineure.
Comment prouver que les informations sont actualisées ?
Ajouter la mention de l’année en cours sur tous les documents.
Programmer un rappel annuel dans un agenda pour la mise à jour des informations, et fournir cet agenda comme élément de preuve à l’auditeur.
Quels supports sont acceptés pour présenter les informations sur les programmes de formation ?
Les programmes peuvent être présentés via un catalogue en ligne, un site internet ou un guide de formations.
Comment garantir que toutes les informations nécessaires sont incluses dans les programmes de formation ?
Utiliser une checklist basée sur les éléments requis (pré-requis, objectifs, durée, etc.).
Vérifier régulièrement les documents et les supports de diffusion pour s’assurer que toutes les informations sont complètes et à jour.
Quels exemples de supports peuvent être utilisés pour présenter les programmes de formation ?
Un site internet avec une section dédiée à chaque formation, incluant tous les éléments requis.
Un guide de formations ou un catalogue de formations détaillant les informations nécessaires.
Quelle est la fréquence recommandée pour actualiser les informations des programmes de formation ?
Les informations doivent être actualisées au moins une fois par an, avec une preuve de cette mise à jour enregistrée dans un agenda ou un rappel programmé.
Comment préparer le jour de l'audit pour l'indicateur 1 ?
- Avoir sous la main tous les documents et supports de diffusion contenant les informations des programmes.
- Ouvrir tous les onglets nécessaires sur votre site internet ou tout autre support pour une présentation rapide et efficace.
- Préparer un échantillon varié et représentatif des programmes de formation.
