La certification Qualiopi repose sur 7 critères principaux, déclinés en 32 indicateurs. Ces critères couvrent l’ensemble du processus de formation, de l’information du public à l’évaluation des actions de formation, en passant par l’adaptation de l’offre aux apprenants.
Ces exigences imposées par le Référentiel national qualité (RNQ) répondent à un enjeu majeur : assurer la qualité des formations professionnelles et contribuer efficacement au développement des compétences et de l’employabilité des bénéficiaires.
Mais quels sont exactement les critères Qualiopi ? Comment les organismes de formation peuvent-ils s’y conformer ? Retrouvez un point complet sur les 7 différents volets du RNQ et les 32 indicateurs qui les composent.
Livre blanc
Certification Qualiopi - Le guide complet
Ce guide pour vous permettre, dès la première étape de votre démarche de certification, de prendre les bonnes décisions et d’être parfaitement préparés pour le passage de votre audit
Critère 1 : Information au public
Le critère 1 de la certification Qualiopi s’intéresse aux informations et aux moyens utilisés pour les transmettre aux bénéficiaires de votre formation.
Il met l’accent sur la transparence et l’accessibilité des renseignements fournis sur toutes les prestations proposées, les délais pour y accéder ainsi que les résultats obtenus.
Le critère 1 du Référentiel national qualité (RNQ) se divise en 3 indicateurs clés.
Indicateur 1
Ce premier indicateur vise à s’assurer que les différents supports de communication de votre organisme de formation (OF) présentent de manière claire et précise les éléments suivants :
- la nature des prestations proposées ;
- les modalités d’évaluation ;
- les tarifs ;
- les éventuels prérequis ;
- les modalités et délais d’accès ;
- les contacts, etc.
Le support de communication doit être facilement accessible par tout prospect souhaitant se renseigner sur votre organisme de formation.
Indicateur 2
En tant que prestataire, vous devez diffuser les indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations proposées et des publics que vous accueillez.
Vous devez ainsi proposer des informations chiffrées permettant de suivre les résultats de vos formations compte tenu des objectifs annoncés, par exemple :
- des indicateurs de performance et d’accomplissement ;
- des résultats d’enquêtes ;
- des apports d’activités, etc.
Indicateur 3
Pour les formations menant à une certification, le critère 1 Qualiopi implique également de pouvoir fournir des informations exhaustives sur :
- les taux d’obtention de la certification ;
- les possibilités de valider partiellement la certification (blocs de compétences) ;
- les équivalences et passerelles avec d’autres certifications ;
- les débouchés professionnels concrets ;
- les éventuelles suites de parcours possibles.
Critère 2 : Objectif et adaptation des prestations
Le critère 2 de la certification Qualiopi se penche sur la manière dont votre organisme de formation va adapter ses prestations en fonction de son public de bénéficiaires.
Vous devez être en mesure de prouver que vous avez bien pris en compte les besoins de vos clients au moment de concevoir votre offre de formation.
Le 2ème critère du RNQ se compose de 5 grands indicateurs.
Indicateur 4
L’organisme certificateur va s’assurer que vous avez recueilli les attentes des bénéficiaires pour votre projet de formation.
Pour justifier ce point, vous pouvez, par exemple, présenter un exemple concret d’analyse des besoins de vos bénéficiaires. Cela peut prendre la forme d’un questionnaire en amont de la formation, avec un espace libre où le participant peut exprimer ses attentes.
Dans le cadre de l’accueil d’un apprenant en situation de handicap, vous devez démontrer la prise en compte des besoins du bénéficiaire, aussi bien d’un point de vue pédagogique que de l’utilisation de matériel adapté.
Indicateur 5
Cet indicateur du critère 2 Qualiopi permet de vérifier que votre offre de formation propose des objectifs :
- clairement formulés en termes de compétences à acquérir ;
- quantifiables et évaluables ;
- alignés avec les besoins identifiés ;
- communiqués aux apprenants.
Pour valider cet indicateur, vous pouvez notamment :
- définir des conditions de succès par objectif opérationnel, comme un certain pourcentage de bonnes réponses à un test ;
- choisir une méthode d’évaluation par objectif et détailler son fonctionnement.
Indicateur 6
En tant qu’organisme de formation, vous devez établir des contenus pertinents et les modalités de mise en œuvre de votre prestation.
Plus clairement, le programme de formation doit se montrer en adéquation avec les objectifs fixés et les publics de bénéficiaires.
Parmi les différentes preuves à apporter, vous pouvez notamment mettre en avant :
- votre déroulé pédagogique ;
- la durée de la formation et son calendrier ;
- vos supports de formation, en présentiel ou à distance ;
- votre grille de notation, etc.
Indicateur 7
Cet autre indicateur clé du critère 2 Qualiopi vise à s’assurer de la conformité de la prestation aux exigences des certifications visées. L’OF doit notamment :
- s’assurer de l’adéquation entre le contenu de la formation et le référentiel de certification ;
- mettre en place des outils de suivi garantissant le respect de tous les aspects du RQN.
Dans l’optique de répondre favorablement aux objectifs de l’indicateur 7, vous pouvez, par exemple, présenter :
- un cahier des charges établissant les conditions de la certification professionnelle ;
- un tableau avec une analyse entre le contenu de la formation avec le référentiel national qualité.
Indicateur 8
Votre organisme doit prouver qu’il effectue régulièrement des évaluations de pré-formation et de fin de formation afin de mesurer la progression des apprenants avec les objectifs de vos programmes.
Pour justifier du bon respect de cet indicateur, vous pouvez mettre en avant l’existence :
- d’évaluations de compétences ;
- des tests de positionnement adaptés à chaque formation ;
- d’un entretien préalable entre l’organisme de formation et le participant afin d’évaluer son niveau ;
- des outils pour identifier d’éventuels besoins d’adaptation du parcours.
Critère 3 : Accueil, suivi et évaluation du public
Le critère 3 du Référentiel national qualité concerne l’adaptation aux publics bénéficiaires de vos prestations, de vos modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation.
Il s’agit de mettre en lumière l’accompagnement et le suivi des apprenants tout au long du parcours de formation.
Ces mesures visent à informer vos clients mais aussi anticiper leurs difficultés, les rassurer et, à terme, réduire les abandons en cours de formation.
Le critère 3 Qualiopi se divise, lui, en 8 indicateurs à respecter.
Indicateur 9
L’organisme de formation doit diffuser les conditions d’accueil des bénéficiaires pour chaque prestation, ainsi que les noms des référents pédagogiques et administratifs des différents programmes.
Toutes ces informations peuvent être recensées au sein de plusieurs documents comme :
- le règlement intérieur ;
- un livret d’accueil ;
- les convocations des apprenants ;
- les Conditions générales d’utilisation (CGU) ;
- l’organigramme, etc.
Indicateur 10
Cet indicateur du critère 3 vise à vérifier que vous adaptez vos programmes ou déroulés pédagogiques aux attentes de vos clients.
Cela peut par exemple concerner :
- les outils d’évaluation utilisés ;
- les durées et contenus des prestations de formations ;
- l’organisation d’exercices selon les domaines d’activité des apprenants ou en fonction des questionnaires de pré-formation.
Indicateur 11
L’organisme de formation évalue la progression des apprenants et la réussite des objectifs fixés par la prestation.
Pour répondre favorable aux exigences de ce 11ème critère, vous pouvez présenter à l’organisme certificateur :
- le processus d’évaluation utilisé par votre OF : questionnaire, entretien, quiz, etc. ;
- des bilans intermédiaires individuels avec retours personnalisés ;
- le certificat de réalisation délivré à l’apprenant en fin de formation, avec un rappel des objectifs de la prestation, etc.
Indicateur 12
L’un des principaux objectifs de votre organisme reste de réduire au maximum les risques d’abandons ou d’absences au sein de vos formations.
Dans cette optique, vous devez mettre en avant les différents processus mis en place, parmi lesquels :
- un système de détection précoce des risques d’abandon ;
- un accompagnement renforcé pour les apprenants en difficulté ;
- une communication régulière et un parcours adapté afin de favoriser la motivation et l’implication du bénéficiaire.
Indicateur 13
Cet indicateur se destine aux centres de formation d’apprentis (CFA).
Vous devez ainsi démontrer que vous avez formalisé un processus d’articulation des apprentissages en centre et en entreprise.
Par exemple, en tant qu’organisme de formation, vous pouvez :
- établir un planning détaillé des périodes en entreprise et en centre ;
- assurer une communication régulière avec les tuteurs de l’apprenti ;
- organiser des visites en entreprise ;
- veiller à la progression cohérente des apprentissages entre les deux lieux.
Indicateur 14
Toujours concernant les CFA, l’indicateur 14 se concentre sur l’accompagnement socio-professionnel de l’apprenti et sur le suivi mis en place pour des projets spécifiques.
L’organisme de formation peut ainsi proposer :
- un accompagnement pour les démarches administratives liées à la formation ;
- un soutien pour la recherche de stage ou d’emploi ;
- des ateliers sur les compétences comportementales (soft skills) en entreprise, ou encore sur la préparation à l’emploi ;
- une orientation vers des services sociaux, si besoin.
Indicateur 15
Le critère 3 de la certification Qualiopi s’assure également que vous informez correctement les apprenants concernant leurs droits et devoirs en tant que salariés et apprentis. Mais aussi que vous les sensibilisez aux règles en matière de santé et sécurité au travail.
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour respecter ces exigences, par exemple :
- organiser des sessions d’information sur le statut d’apprenti ;
- fournir un guide des droits et obligations aux apprenants ;
- mieux sensibiliser les bénéficiaires aux règles de sécurité et d’hygiène en milieu professionnel ;
- les informer sur les instances représentatives des apprentis.
Indicateur 16
Si votre organisme met en place des formations conduisant à une certification professionnelle, vous devez veiller à ce que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification correspondent aux exigences de l’autorité de certification.
Parmi les différents éléments de preuve que vous pouvez préparer et présenter, on retrouve par exemple :
- des livrets d’évaluation ;
- des procès-verbaux de sessions d’examens ;
- des attestations de réussite ;
- des dossiers de validation conformes aux exigences de l’autorité de certification.
👉 Aller plus loin
- Indicateur 9 : Conditions de déroulement
- Indicateur 10 : Adaptation de la prestation
- Indicateur 11 : Atteinte des objectifs
- Indicateur 12 : Engagement des bénéficiaires
- Indicateur 13 : Coordination des apprentis
- Indicateur 14 : Exercice de la citoyenneté
- Indicateur 15 : Droits et devoirs de l’apprenti
- Indicateur 16 : Présentation à la certification
Critère 4 : Adéquations des moyens
Le critère 4 de la certification Qualiopi se concentre sur les moyens mis en place pour réaliser vos prestations et remplir vos objectifs.
L’organisme certificateur va évaluer la qualité et la pertinence des ressources employées, ainsi que les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mis en œuvre pour dispenser une formation de qualité.
Vous devez également veiller à ce que les bénéficiaires s’approprient correctement les ressources, sans difficulté.
Le critère 4 du Référentiel national qualité se compose de 4 indicateurs clés.
Indicateur 17
Vos locaux doivent se montrer adaptés à la réception du public et à la tenue de prestations de formation si elles ont lieu en présentiel.
Pour justifier d’un environnement d’apprentissage adapté, l’organisme de formation doit disposer, entre autres :
- d’un bail ou contrat de location comportant la mention « formation » ;
- d’un Document unique d’évaluation des risques ;
- du CV des salariés et intervenants de l’organisme ;
- d’une licence Zoom ou d’autres outils de classe virtuelle si c’est le cas ;
- d’une convention de formation ;
- du matériel adéquat pour vos formations en présentiel : vidéo projecteur, paperboard, ordinateur, etc.
Indicateur 18
Vous devez assurer une parfaite coordination entre les différents acteurs de l’équipe pédagogique de votre organisme de formation.
Pour répondre à ces exigences, vous pouvez présenter les éléments suivants à l’auditeur :
- un organigramme clair définissant les rôles et responsabilités de chacun ;
- des fiches de postes ;
- une liste des référents administratifs, pédagogiques et handicap au sein de l’organisme de formation ;
- des procédures de communication interne efficaces ;
- un système de gestion des plannings et des remplacements ;
- un tableau croisé entre vos formateurs et vos formations.
Indicateur 19
Cet autre indicateur du critère 4 de la certification Qualiopi vise à vérifier que vos apprenants disposent des ressources pédagogiques suffisantes sur le long terme afin de mettre en pratique toutes les compétences acquises lors des formations.
Pour répondre efficacement aux besoins de vos clients, vous pouvez notamment leur proposer :
- des supports de cours actualisés et personnalisables ;
- une bibliothèque physique et/ou numérique ;
- des abonnements à des ressources en ligne pertinentes ;
- des outils d’auto-formation ;
- l’envoi des supports de cours par email ;
- le replay des sessions de formation.
Indicateur 20
Destiné aux CFA, ce 20ème indicateur se concentrer sur l’existence au sein de votre organisme de formation :
- d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale ;
- d’un référent handicap formé ;
- d’un conseil de perfectionnement actif ;
- d’un service administratif réactif.
Critère 5 : Qualification du personnel
Le critère 5 du Référentiel national qualité s’intéresse à la manière dont vous allez développer les connaissances et les compétences de vos intervenants et de votre personnel.
Pour garantir la qualité des prestations proposées, vous devez également veiller au maintien et à la mise à jour régulière des compétences en questions.
2 indicateurs composent ce 5ème volet de la certification Qualiopi.
Indicateur 21
L’organisme certificateur va se pencher sur la bonne adéquation entre les parcours professionnels de vos intervenants et les compétences requises pour animer les formations proposées.
Cela concerne notamment les procédures de recrutement de vos collaborateurs, ou la sensibilisation des intervenants à l’accueil du public en situation de handicap.
Pour justifier du bon respect de ces exigences, vous pouvez présenter à l’auditeur :
- les procédures de sélections et d’entretiens de recrutement des intervenants de l’OF ;
- les comptes rendus d’entretiens annuels complétés, en lien direct avec le plan de développement des compétences.
Indicateur 22
Dans la lignée du point précédent, l’organisme de formation doit prendre en considération les besoins et attentes de ses salariés et mettre en place les actions de formation nécessaires.
Pour remplir cet objectif et accompagner les membres de l’équipe pédagogique dans leur évolution professionnelle, vous pouvez :
- élaborer un plan de développement des compétences pour les formateurs ;
- instaurer des grilles d’entretien professionnel avec souhaits de formation ;
- organiser des formations internes sur les innovations pédagogiques ;
- encourager la participation à des conférences et séminaires professionnels ;
- motiver un système de partage des connaissances entre formateurs ;
- diffuser des documents sur les possibilités de formations et de qualifications : Compte personnel de formation (CPF), Validation des acquis de l’expérience (VAE), etc.
Critère 6 : Investissement dans l’environnement professionnel
Le critère 6 représente un large volet de la certification Qualiopi. Vous devez démontrer que votre organisme se présente comme un acteur important et actif du monde de la formation professionnelle.
Ce 6ème point du RNQ évalue votre capacité à rester en phase avec votre écosystème, et à vous y impliquer activement en suivant assidûment les évolutions des compétences nécessaires et les innovations techniques permettant d’améliorer votre offre de formation.
Le 6ème critère Qualiopi se décline 7 indicateurs à respecter.
Indicateur 23
Votre investissement doit se traduire par une veille régulière au sujet de la formation professionnelle et la mise en œuvre d’actions concrètes découlant de vos recherches.
Pour démontrer votre implication, vous pouvez notamment :
- vous abonner à des newsletters et des revues spécialisées ;
- participer à des conférences et webinaires sur l’actualité de votre secteur d’activité ;
- désigner un responsable de la veille au sein de votre structure ;
- instaurer un système de diffusion des informations en interne.
Indicateur 24
Dans la continuité de l’indicateur précédent, il reste également nécessaire d’effectuer une veille métier sur le même principe que la veille technique.
En plus d’un suivi régulier de l’actualité professionnelle, n’hésitez pas à :
- rejoindre des réseaux professionnels ;
- entretenir des relation avec les entreprises de votre secteur ;
- participer à des salons et évènements professionnels ;
- analyser des études prospectives sur les métiers.
Indicateur 25
Toujours dans une optique d’amélioration de vos offres de formation, il est recommandé d’assurer un travail de veille concernant les innovations techniques et pédagogiques dans votre domaine.
Votre organisme de formation peut ainsi mettre en place différentes actions :
- adhérer à un syndicat professionnel ;
- s’abonner à des revues et newsletters spécialisées ;
- tester de nouveaux outils pédagogiques ;
- participer à des démonstrations de solutions innovantes ;
- encourager l’expérimentation pédagogique au sein de votre équipe ;
- mettre en place une stratégie de transformation digitale.
Indicateur 26
L’accueil des personnes en situation de handicap reste une problématique centrale des critères Qualiopi.
Ce 26ème indicateur se concentre sur la mise en place d’un réseau de partenaires et d’experts rapidement mobilisables afin de vous apporter une aide sur ce sujet.
Pour justifier de vos actions concrètes, vous pouvez présenter à l’organisme certificateur :
- une liste des partenaires intervenant pour l’Association de gestion du fonds pour l’insertion des personnes handicapées (AGEFIPH) ou le Fonds pour l’insertion des personnes handicapées dans la fonction publique (FIPHFP) ;
- des comptes rendus de rencontres et de participations à des webinaires proposer par l’AGEFIPH ;
- un référent handicap au sein de votre OF, en justifiant de ses compétences.
Indicateur 27
En tant qu’organisme de formation, vous avez la possibilité de sous-traiter vos prestations.
Toutefois, vous restez le garant et le responsable de la qualité des formations dispensées.
Dans ce cas de figure, afin de respecter le référentiel de qualité, vous devez :
- établir un cahier des charges précis pour les sous-traitants ;
- intégrer les exigences Qualiopi dans les contrats de sous-traitance ;
- évaluer régulièrement la qualité des prestations sous-traitées ;
- accompagner les sous-traitants dans une démarche d’amélioration continue ;
- démontrer à l’auditeur les modalités de sélection des sous-traitants.
Indicateur 28
Si les prestations proposées au bénéficiaire impliquent des périodes de formation en situation de travail, vous devez être en mesure de justifier l’existence et la mobilisation d’un réseau de partenaires socio-économiques.
Pour répondre aux exigences de cet indicateur, vous pouvez proposer à l’organisme certificateur :
- une convention de partenariat ;
- des comptes rendus de réunions ;
- un livret d’alternance ;
- une liste d’entreprises partenaires.
Indicateur 29
Dans le cadre d’un CFA, votre organisme doit développer des actions favorisant l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude via l’apprentissage.
Vous contribuez ainsi à une meilleure intégration professionnelle de vos apprenants, et au développement de leurs connaissances et compétences grâce à différents leviers comme :
- l’organisation de job dating ;
- la participation à des salons ;
- des partenariats avec des écoles ou des acteurs socio-professionnels.
👉 Aller plus loin
- Indicateur 23 : Veille légale et réglementaire
- Indicateur 24 : Veille des emplois et métiers
- Indicateur 25 : Veille pédagogique et technologique
- Indicateur 26 : Situation de Handicap
- Indicateur 27 : Disposition sous-traitance
- Indicateur 28 : Formation en situation de travail
- Indicateur 29 : Insertion professionnelle
Critère 7 : Appréciations et amélioration continue
Le 7ème et dernier critère Qualiopi concerne la collecte et la prise en compte des appréciations et réclamations de toutes les parties prenantes à vos formations : apprenants, formateurs, intervenants ou encore financeurs.
Surtout, vous devez démontrer votre capacité à mettre en place des mesures d’améliorations en tenant compte de tous ces retours.
Ce dernier volet du Référentiel national qualité se compose de 3 indicateurs.
Indicateur 30
L’organisme de formation doit justifier du recueil et de l’analyse régulière des retours des différentes parties prenantes aux prestations.
Pour récolter tous ces retours, plusieurs moyens s’offrent à vous, par exemple :
- des questionnaires et enquêtes de satisfaction à chaud et à froid ;
- un calendrier de suivi des campagnes d’envoi des questionnaires, et des campagnes de relance ;
- une analyse des retours et d’actions correctives mises en place.
Indicateur 31
Pour répondre aux exigences du critère 7, vous devez également mettre en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées et des réclamations exprimées par tous les acteurs concernés, ainsi que des éventuels aléas survenus durant la formation.
Plusieurs éléments de preuve peuvent être présentés à l’auditeur, notamment :
- une procédure de gestion des réclamations, comme des accusés de réception ;
- un registre des réclamations ;
- un formulaire de médiation ;
- des enquêtes et analyses de la satisfaction des participants.
Indicateur 32
Le dernier des 32 indicateurs Qualiopi vous oblige à justifier auprès de l’auditeur d’une volonté d’amélioration continue à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations récoltées.
Pour répondre à ces exigences, l’organisme de formation peut mettre en avant :
- des actions d’améliorations suite à l’analyse des sources d’insatisfactions, comme un compte rendu de réunion sur les raisons des abandons ;
- toutes actions justifiant d’une volonté d’améliorer votre procédure actuelle.
Ces 7 critères de la certification Qualiopi, et les 32 indicateurs qui les composent, témoignent des exigences actuelles auxquelles doivent répondre les OF.
Ils reflètent l’importance accordée à la qualité des formations, à l’adaptation aux besoins des apprenants, et aux améliorations continues afin de proposer des prestations toujours plus pertinentes et performantes.
