Rappel : Qualiopi, qu’est-ce que c’est ?
La certification au Référentiel National Qualité (RNQ), aussi appelée Qualiopi, par le nom de la marque qui y est rattachée, est une certification obligatoire pour les organismes de formation souhaitant bénéficier d’un financement public depuis le 1er janvier. Issue de la loi « Pour la Liberté de choisir son avenir professionnel » de 2018, cette certification vise à renforcer la visibilité de l’État sur l’utilisation de l’argent public. Un organisme de formation certifié Qualiopi garantit donc un certain niveau de qualité qui permet aux entreprises qui font appel à ses services de faire financer leurs formations via des dispositifs de financements publics.
Depuis le 1er janvier 2022, les organismes de formation non certifiés au référentiel national qualité ne peuvent plus faire financer leurs formations par des acteurs publics. Pour beaucoup de structures, la certification au RNQ est donc incontournable pour garantir leur activité de formation.
Voici notre guide complet sur Qualiopi ainsi que quelques pistes pour tirer au maximum parti de Digiforma dans votre démarche qualité.
Pour chaque critère et indicateur Qualiopi, nous indiquons comment Digiforma peut vous aider. Une démarche qualité va bien au delà d’un simple logiciel, mais bien utilisé, Digiforma peut vous fournir un socle performant pour structurer vos process internes.
Livre blanc
Certification Qualiopi - Le guide complet
Ce guide pour vous permettre, dès la première étape de votre démarche de certification, de prendre les bonnes décisions et d’être parfaitement préparés pour le passage de votre audit
Critère 1. Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus
Indicateur 1. Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées
Prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées
Digiforma vous aide à créer des programmes structurés et complets.
- Créez votre catalogue de programme dans Digiforma.
- Exportez les programmes pour les proposer aux prospects, ou utiliser la fonction de catalogue en ligne pour le rendre public sur internet.
- Le formulaire de programme contient les rubriques du référentiel qualité : pré-requis, tarifs, modalités, délais d’accès, accessibilité handicapés, etc.
Indicateur 2. Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis
Indiquez directement dans les programmes de votre catalogue en ligne les indicateurs de résultat pertinents.
- Le système d’évaluations numérique vous aide à collecter des métriques dans la durée pour vous aider à remplir ces indicateurs.
- Accédez par programme à la moyenne des indicateurs qualités menés sur les sessions utilisant ce programme.
- Un champ dédié dans les programmes permet d’insérer des métriques de performance pour informer le public.
Indicateur 3. lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle,
Il informe sur les taux d’obtention des certifications préparées, les possibilités de valider un/ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés.
Des champs dans le formulaire des programmes vous permettent d’indiquer les indicateurs de performance.
- Vous allez pouvoir communiquer sur les certifications en lien avec vos programmes et informer sur les débouchés, passerelles et compétences acquises à l’issue de ces prestations.
- Vous pouvez indiquer les blocs de compétences liés à vos programmes de formation.
Critère 2. L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations
Indicateur 4. le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s)
La collecte des attentes du client et l’adaptation du programme est une étape dédiée du flux de travail dans Digiforma.
- Une rubrique “Analyse des attentes du client” vous permet de collecter formellement les attentes, spécificités, et en déduire clairement des conditions de succès de la formation.
- Créez des évaluations numériques pré-formation pour collecter les attentes des clients et stagiaires.
- Lorsqu’un programme est associé à une session de formation, il est automatiquement dupliqué, vous pouvez ainsi faire des modifications spécifiques au besoin du client.
Indicateur 5. le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.
Définissez les objectifs opérationnels et les conditions de succès à partir de l’analyse des attentes des clients.
- Définissez les objectifs opérationnels de vos prestations directement dans la session ainsi que la manière dont vous allez pouvoir les évaluer.
- Ces conditions de succès exprimées doivent vous aider à adapter les évaluations pré et post-formation pour mesurer l’atteinte opérationnelle des objectifs.
- Associez à chaque programme dans le catalogue des évaluations utilisées automatiquement et adaptées.
Indicateur 6. le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires
Les sessions de formation sont composées à partir de modules mélangeant différentes modalités.
- Différenciez les stagiaires, et affectant les modules en fonction du besoin analysé en amont.
- Le planning et les modalités sont mis à disposition des clients et stagiaires automatiquement via l’extranet.
Indicateur 7. lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure de l’adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée
Stockez dans les programmes du catalogue des documents interne, comme par exemple une analyse réalisée en amont de l’adéquation du programme aux besoins de la certification.
- Enregistrer vos séquences e-learning pour les ré-adapter et les ré-utiliser dans d’autres sessions de formation grâce à votre bibliothèque de séquence
Réalisez une veille régulière sur les exigences des certifications visées est également conseillée pour vous aider à rédiger les pré-requis de vos programmes de formation.
Indicateur 8. le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation
Digiforma dispose d’un outil sophistiqué d’évaluations numériques pré et post formation.
- Créez des évaluations d’auto-positionnement quantifiées.
- Créez des quiz de test avec score pour mesurer les compétences.
- Comparer les résultats de vos apprenants à l’issue de la prestation afin de mesurer leur progression.
Critère 3. L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre
Indicateur 9. le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation
L’extranet client / stagiaires est un outil puissant de transmission d’informations
- Le règlement intérieur est directement accessible dans l’extranet client et stagiaire.
- Chargez dans l’extranet des documents supplémentaires d’information des parties prenantes : livret d’accueil, photos, vidéos…
- Partagez vos conditions générales de ventes grâce à Digiforma
- Personnaliser les modèles de documents pour ajouter les informations clés et disponibles dans les programmes.
- Gardez une trace écrite de l’envoi des conventions grâce à la fonctionnalité de suivi des emails.
Indicateur 10. le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires
Créez des sessions modulaires, et suivez les individuellement les apprenants dans l’extranet
- Personnaliser le parcours de chaque bénéficiaire en composant une session de modules adaptés aux besoins de celui-ci.
- Utilisez un outil de suivi pédagogique individualisé de l’extranet.
Indicateur 11. le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation
Interrogez votre bénéficiaires sur les objectifs de la prestation de plusieurs manières
Les évaluations et quiz numériques permettent de mesurer l’atteinte des objectifs
- Utilisez des évaluations à chaud et à froid qui permettent de mesurer l’atteinte des objectifs jugés par les différentes parties prenantes : stagiaires, managers des stagiaires, clients, formateurs, financeurs.
- Créez des quiz avec score pour tester les compétences à différentes étapes de la formation.
- Observez les résultats dans les tableaux de bord dédiés.
- Exportez ces informations vers Excel ou par API pour les traiter plus profondément de votre côté.
Indicateur 12. le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours
La gestion des abandons vous permet d’identifier quels sont les bénéficiaires qui ont un risque de quitter la prestation et quelles actions vous allez mettre en œuvre pour prévenir et pallier ces ruptures.
Variez les modalités pédagogiques pour maximiser l’engagement des bénéficiaires.
- L’outillage e-learning directement intégré dans chaque session permet de facilement créer du blended-learning.
- Créez des forums de discussion interne à la session pour créer de l’engagement entre apprenants, et entre les apprenants et le formateur.
- Une salle de visio-conférence persistante dans la session peut permettre de créer de l’entre aide organisée ou spontanée entre apprenants, des travaux de groupe.
Indicateur 13. pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées,
à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise.
L’extranet est un outil de suivi et d’échange pédagogique entre les parties prenantes.
- Partagez des documents avec le tuteur de l’apprenant et les autres membres de l’entreprise grâce à l’extranet.
Indicateur 14. le prestataire met en œuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté
Vous devez justifier de la mise en place d’un projet d’accompagement de vos apprenants
Dans le cas des nouveaux entrant, c’est lors de l’audit de surveillance que sa mise en application sera surveillé.
L’objectif est de justifier de la mise en place d’un accompagnement de l’apprenti
Indicateur 15. le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel
Utilisez l’extranet stagiaire pour transmettre ces informations aux apprenants.
- Proposez le règlement intérieur de votre Organisme de formation dans l’extranet.
- Mettez à leur disposition des documents ou vidéo. Ou mieux une petite séquence e-learning sur le sujet, vous pourrez ainsi suivre le fait qu’ils aient bien lu les informations.
Indicateur 16. lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle,professionnel
Il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification
Ajoutez des tâches avec une date d’échéance pour vous rappeler de faire ce suivi.
En cas de délivrance d’un diplôme vous devez justifier du respect des exigences formelles de la certification en question.
Critère 4. L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre
Indicateur 17. le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié
(conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…)
Digiforma incorpore un LMS complètement intégré ainsi qu’un extranet stagiaire pouvant servir d’espace documentaire en ligne.
- L’extranet dispose de fonctions permettant de créer des communautés de travail parmi vos apprenants : forum, salle de visio conférence persistante ouverte aux apprenants…
- Une base de données de salles de formation vous permet également de répertorier et maintenir une connaissance structurée des locaux disponibles.
- L’auditeur va devoir s’assurer que vous êtes en capacité de réaliser des formations d’un point de vue aussi bien humain que matériel.
Indicateur 18. le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…)
Digiforma propose une base de données structurée d’intervenants internes ou externes.
- Créez des contrats de sous traitance directement depuis Digiforma.
- Stockez dans la base de donnée Intervenants des documents comme la fiche de poste ou des contrats de travail
- Coordonnez les différentes parties prenantes de votre organisme de formation grâce aux comptes d’accès crées dans le logiciel
- Enregistrez vos lieux et salles de formation directement dans le logiciel.
Indicateur 19. le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier
L’extranet client et stagiaire est un outil pédagogique puissant, à la fois base de documents, livret de suivi pédagogique et plateforme e-learning complète.
Vous pouvez associer aux programmes des documents qui seront automatiquement positionnés dans les extranets des sessions utilisant ce programme.
Personnalisez l’extranet et utilisez le guide apprenant sur celui-ci que nous vous proposons.
Indicateur 20. le prestataire dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement
L’objectif de cet indicateur est de s’assurer que votre organisme de formation dispose d’un appui suffisant pour permettre une mobilité nationale ou internationale.
Mais également d’un personnel dédié pour l’accueil d’une personne en situation de handicap et d’un conseil de perfectionnement
Critère 5. La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations
Indicateur 21. le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations
Les fiches intervenant permettent de suivre leurs compétences.
- Un système de tags de compétences croisé avec les programmes permet de retrouver facilement des formateurs sur des thématiques données.
- Stockez les CV et diplômes dans les fiches des intervenants de la base de données.
- Un champ est dédié au suivi des compétences et au besoin d’évolutions
Indicateur 22. le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre
Le magazine en ligne Digiformag offre une actualité et des dossiers thématiques sur la pédagogie, le e-learning, etc.
- Ajouter des informations sur les compétences et des notes libres dans les fiches formateurs.
- L’auditeur va rechercher la présence d’une démarche de formation continue de vos collaborateurs.
Critère 6. L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel
Indicateur 23. le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements
Le magazine en ligne Digiformag propose des articles et dossiers de veille légale et règlementaire sur le champ de la formation professionnelle.
- Suivez les nouvelles tendances du secteur grâce à une multitude d’articles rédigés par des passionnés du monde de la formation professionnelle.
Formalerte vous accompagne dans la veille sectorielle en surveillant les principales sources d’information, et vous envoyant des alertes.
- Réalisez une veille informationnelle, réglementaire et pédagogique sur les sujets qui vous intéressent et que vous avez choisi en amont.
- Rédiger des notes sur chaque article et partagez-les à votre équipe.
Indicateur 24. le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements
Formalerte vous accompagne dans la veille sectorielle en surveillant les principales sources d’information, et vous envoyant des alertes.
- Réaliser une veille sur vos domaines d’expertise et notamment sur les emplois et les compétences en lien et l’évolution de ceux-ci
- Participant à des conférences sur le sujet, des groupes de travail, en étant abonné à des revues professionnelles ou des blogs et groupes dédiés sur les réseaux sociaux.
Indicateur 25. le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements
Formalerte vous accompagne dans la veille sectorielle en surveillant les principales sources d’information, et vous envoyant des alertes.
Indicateur 26. le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap
- Basez-vous sur un réseau d’experts et participer à des manifestations sur ce sujet.
- Participez à une formation sensibilisant aux différentes formes d’handicap.
Indicateur 27. lorsque le prestataire fait appel à la sous- traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel
Créez des accès à droits limités pour les intervenants extérieurs pour qu’ils utilisent l’outillage et la trame imposée dans la session.
Les comptes d’accès secondaires sont idéaux pour permettre à des intervenants extérieurs de se connecter dans votre compte Digiforma et ne voir que les sessions les concernant, et uniquement les informations et outils pertinents pour eux. Vous pouvez ainsi standardiser vos processus auprès de toutes les parties prenantes en utilisant le même outil.
Indicateur 28. lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail,
le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio- économiques pour co-construire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise
A vous de jouer !
Indicateur 29. le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences
Vous devez justifier de toutes actions permettant une bonne intégration professionnelle des apprenants (Mise en place d’un réseau d’anciens élèves…)
Critère 7. Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées
Indicateur 30. le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées
Le système d’évaluations numériques permet de recueillir les appréciations à chaud et à froid.
- Les statistiques et indicateurs de performance sont automatique calculés dans un rapport qualité.
- Croisez les données entre sessions, par formateur, par programme, observez l’évolution temporelle…
- Réalisez des exports Excel ou par API pour traiter les données plus en profondeur de votre côté.
Indicateur 31. le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation
Un outil de suivi des incidents qualités permet de relever les problèmes et suivre leur résolution.
- Utilisez la fonctionnalité de gestion des incidents survenus, décrivez-les et analysez-les dans le but de mettre des actions en place pour les corriger et de réaliser un suivi de celles-ci.
- Suivez et analyser les abandons de vos bénéficiaires grâce à cette fonctionnalité.
Indicateur 32. le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations
L’outil de suivi des incidents qualité permet de noter les solutions apportées et l’éventuelle date de clôture de l’incident.
Mettez en œuvre des mesures d’amélioration à partir des appréciations et incidents survenus au cours des prestations.
Qualiopi : les questions récurrentes
Que veut dire qualiopi ?
Qualiopi est le nom donné à la certification qualité qui s’adresse aux organismes de formation. Il s’agit depuis 2020 d’une marque déposée par l’État.
Comment répondre aux différents indicateurs qualiopi si je manque de formations sur lesquelles m’appuyer ?
Vous pouvez passer l’audit Qualiopi à partir d’une seule formation réalisée. Cette première formation est l’occasion de présenter des processus cadrés sur lesquels s’appuyer pour prouver chaque indicateur. Pour le reste, il convient simplement de présenter les outils qui vont être mis en place et c’est lors de l’audit de contrôle à 18 mois que ceux-ci seront confirmés par l’auditeur.
Quelle est la différence en datadock et qualiopi ?
Qualiopi vient remplacer et prolonger Datadock. Alors que Datadock était un référentiel basé sur du déclaratif de la part des OF, Qualiopi implique un processus qualité plus poussé et validé par un audit externe. Qualiopi exige aussi une véritable individualisation des parcours de formation et des processus centrés sur l’apprenant.
Comment puis-je utiliser le label qualiopi ?
Qualiopi étant une marque déposée à l’INPI depuis octobre 2019, rendant l’Etat français seul propriétaire, vous devez respecter certains impératifs. Seul l’État est habilité à utiliser le logo Qualiopi, sans Marianne ni mention République Française, dès lors que le bloc Marianne figure déjà sur les communications portées par l’État, conformément à la charte graphique de la marque État.
“La certification qualité a été délivrée au titre de la ou des catégories suivantes : …”
Phrase devant être complétée par la catégorie d’action dont le processus a été certifié :
– Actions de formation.
– Bilans de compétences.
– Actions permettant de valider les acquis de l’expérience.
– Actions de formation par apprentissage.
Si vous êtes certifié pour ces quatre actions, vous devez toutes les faire apparaitre sur votre logo.
Attention, des contrôles sont réalisés par la DGEFP afin de prévenir les abus autour de l’utilisation du logo Qualiopi.
Est-ce que qualiopi est obligatoire pour mon organisme de formation ?
La certification Qualiopi n’est pas obligatoire si vos formations ne sont pas financées par des fonds publics. En revanche, si vous souhaitez faire financer vos actions de formation par des organismes publics, des OPCO ou Pôle Emploi, être certifié Qualiopi est obligatoire.
