École internationale du Spa
L’école internationale du Spa (EIS) est la référence en matière de formation aux métiers du spa et du bien-être, tels que praticien en massages bien-être, spa manager ou encore spa praticien.
« Le logiciel a eu un véritable impact sur notre activité et se révèle extrêmement bénéfique. Avec toutes les automatisations qu’il permet, on peut travailler beaucoup plus efficacement. »
L'École internationale du Spa en bref
Véritable référence dans le monde du bien-être du massage en France, l’école internationale du Spa forme les praticiens de demain aux métiers du spa et du bien-être. Cette école est intégrée au groupe Marie-Claire Academy, qui compte également dans ses rangs l’école Françoise Morice et l’Académie Guinot Mary Cohr, sur le campus de l’esthétique et du spa.
Gonzalo Pena Vilches, responsable opérationnel au sein de l’École internationale du Spa, en présente les caractéristiques principales : « Nous sommes spécialisés dans le domaine du massage, donc nous allons avant tout proposer de la formation métier. Nous délivrons notamment un diplôme, enregistré au RNCP, qui s’appelle “Praticien en massage bien-être”, accessible dès le Bac, et de nombreuses autres formations pour tous les niveaux. »
Cette offre vaste s’explique par la diversité des profils qui intègrent l’école. Les apprenants peuvent aussi bien être des novices qui se lancent en formation initiale, que des personnes en reconversion professionnelle, ou encore des professionnels du milieu souhaitant approfondir leurs connaissances. « Nous avons aussi des élèves qui évoluent, qui ont fait par exemple un CAP ou un BEP esthétique ou un BTS et, derrière, qui vont se spécialiser dans le spa et chercher cette expertise », confie le responsable opérationnel.
« C’est quelque chose de génial, confie-t-il. Cela représente un gain de temps extraordinaire, et c’est une charge mentale que mes équipes et moi n’avons plus dans la tête, parce que tout est automatisé. »
À terme, les apprenants peuvent devenir praticiens indépendants et travailler notamment en hôtellerie et spa, mais également à domicile. « Pour les accompagner au mieux, nous incluons donc dans notre offre de formation tout un pan sur l’anatomie, évidemment, mais aussi de la gestion, de l’aide à la création d’entreprise », précise Gonzalo Pena Vilches. Cette offre est constituée à la fois de formations longues, d’une durée de 600 heures, et de formations courtes d’environ quatre jours, plus spécialisées, pour se former à une technique de massage particulière, telle que le massage suédois, californien ou Deep Tissue.
Les formations se déroulent en présentiel, sur le campus de l’esthétique et du spa, dans le 9e arrondissement de Paris. Là, deux étages sont réservés à l’École internationale du Spa : le 4e, où sont menés les cours de pratique pure, avec des conseils théoriques, et le 5e, où se trouve le spa d’application. « C’est ici que tous les élèves de l’école viennent s’entraîner sur une clientèle véritable, détaille Gonzalo Pena Vilches. Ils vont pouvoir y pratiquer les massages qu’ils ont appris au cours de leur formation. C’est une véritable plus-value, car nous sommes la seule école d’Île-de-France à proposer ce système. »
Pour encadrer ces entraînements, un ancien élève de l’école, devenu professionnel, intervient au sein de l’école. Son rôle sera de donner son avis et conseiller l’apprenant sur sa posture pour ne pas se blesser, mais aussi sur la prise en charge du client et sur les gestes techniques employés.
Au quotidien, au-delà du spa d’application, les cours sont dispensés par b dans une branche du massage et du bien-être. En complément, pour assurer la gestion de l’activité, l’école emploie 5 salariés, dont 3 assistants administratifs accompagnant les apprenants.
L’École internationale du Spa dispose par ailleurs de plusieurs financements, notamment de France Travail, de Transitions Pro, ou encore du dispositif CPF. « On essaye d’avoir le maximum de financements, car on estime que tout apprenant devrait pouvoir en bénéficier. Nous sommes dans une dynamique où tout le monde peut et tout le monde devrait se former », conclut Gonzalo Pena Vilches.
Problématiques et besoins techniques
Les principaux enjeux à relever pour l’École internationale du Spa concernent le renouvellement constant de la profession, qui pourrait mener à un encadrement plus concret. « Ce métier évolue constamment, explique le responsable opérationnel. Il y a un certain nombre d’années, il n’était pas forcément très regardé. Mais aujourd’hui, il évolue, à tel point qu’à un moment donné, il y aura certainement un cadre qui sera imposé, comme ça a pu être le cas pour l’ostéopathie. Et l’idée, c’est qu’on soit les premiers dans cette dynamique-là. »
Pour cela, les professionnels de l’école doivent b. Ils organisent à cet effet, tous les deux mois, des conférences « Brain for Wellness », regroupant l’ensemble des acteurs de la profession pour débattre des nouveaux enjeux du secteur. « On est quand même dans un domaine qui touche au corps humain », souligne Gonzalo Pena Vilches. D’où l’intérêt d’opérer une veille métier solide et rigoureuse, pour adopter les nouvelles techniques sans risquer de blesser la clientèle, mais aussi pour répondre aux besoins des apprenants sur le marché de l’emploi.
À mesure que la profession évolue, les instituts exigent en effet que les praticiens soient formés à de nouvelles techniques. « Ces derniers temps, il y a eu différentes techniques qui sont apparues, beaucoup sur la silhouette par exemple, détaille le responsable opérationnel de l’EIS. Et notre idée, c’est d’être en capacité de proposer des formations en corrélation avec la demande du marché des instituts. »
En outre, le vent de la réglementation semble s’apprêter à souffler sur la profession. En effet, les métiers du spa ne sont actuellement pas réglementés. Mais, touchant au bien-être et au mieux-être, ils pourraient voir leur statut évoluer dans les années à venir. « Nous pensons qu’on y arrive progressivement, atteste le responsable opérationnel. Ne serait-ce que par rapport à France compétences : par le passé, il y avait un certain nombre de titres RNCP, et au fur et à mesure, leur nombre a diminué et des renouvellements ne se font pas. On en déduit donc qu’il y a un cadre qui va être mis en place. »
Preuve en est : les assureurs demandent dorénavant des diplômes pour exercer, mais aussi des certificats de différents partenaires métier. « Tout montre qu’on est déjà dans cette dynamique, conclut Gonzalo Pena Vilches. Il va sans doute y avoir beaucoup plus de demandes de preuves et de documents à apporter pour justifier de la complétion de la formation. » Il devient donc crucial, pour les organismes de formation, de proposer des offres en adéquation avec ces changements profonds.
Pour cela, l’École internationale du Spa a pris les devants et propose des preuves de réussite pour l’ensemble des étapes du parcours de formation. Le responsable détaille : « La preuve ultime à apporter, c’est la réussite à l’examen. Mais pour aller au-delà du diplôme, nous prévoyons l’obtention d’un certificat pour tous les cours proposés en formation. Cela permet de montrer qu’il y a du professionnalisme derrière nos programmes. » À cet effet, l’équipe peut se reposer sur la puissance de Digiforma pour générer les certificats et faire évoluer les programmes aisément.
La rencontre avec Digiforma
Initialement, les équipes de l’école étaient équipées d’un logiciel interne, qui s’est rapidement révélé limité. « Il nous était utile à l’époque, mais dès que l’on a évolué, on s’est aperçu que ce logiciel devenait trop ancien, témoigne le responsable opérationnel. Il ne nous permettait pas d’être dans la dynamique Qualiopi. Beaucoup de choses étaient proposées par notre logiciel, mais il y avait un fossé entre ce que Qualiopi pouvait demander et ce dernier. » Il était donc nécessaire de trouver une solution plus adaptée au quotidien de l’OF.
Les équipes de l’organisme ont découvert Digiforma grâce à l’une des écoles du campus, déjà utilisatrice de la solution. Lorsque le besoin de s’équiper s’est présenté pour l’École internationale du Spa, Gonzalo Pena Vilches a été invité à analyser les possibilités offertes par l’outil et à le comparer aux autres solutions disponibles sur le marché. « Nous avons observé différents concurrents et Digiforma correspondait vraiment à ce qu’on cherchait, par la flexibilité qu’il offre, le fait qu’il propose un LMS et toutes les évolutions qu’il y a eu, confie-t-il. Il ne collait pas à 100 % à notre fonctionnement, mais ça valait le coup de s’adapter un peu. »
De là, la mise en place s’est déroulée de manière fluide et sans encombre. En cas de besoin, les équipes ont pu compter sur le soutien des experts Digiforma pour les accompagner dans la découverte et l’utilisation de la solution. « Nous posions des questions sur le support, et nous obtenions un retour avec un temps de réponse très correct, explique le responsable opérationnel. Aujourd’hui encore, nous apprécions le fait que les équipes Digiforma soient là, nous écoutent lorsque l’on a des problèmes particuliers, nous apportent des réponses et viennent nous dire, derrière, que des évolutions pourraient nous intéresser. »
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Quel abonnement pour quels besoins ?
Lors de la mise en place de Digiforma au sein de l’École internationale du Spa, les équipes disposaient de l’offre Orga, dédiée aux organismes de formation déjà structurés. Toutefois, la croissance de l’EIS ayant été très forte, l’offre ne fut rapidement plus suffisante. Après un peu plus d’un an d’utilisation, l’organisme a donc dû changer d’abonnement.
« Au départ, nous avions une offre conçue pour 1500 apprenants, explique Gonzalo Pena Vilches. Et avec l’évolution qu’on a eue à l’école depuis deux ans, on s’est aperçu qu’on allait rapidement être bloqués. Donc j’ai pris contact avec le support Digiforma, qui m’a accompagné et m’a conseillé sur l’offre vers laquelle me diriger. Et cette transition de petit à gros abonnement s’est faite assez de manière assez naturelle, finalement. »
Ainsi, l’École internationale du Spa dispose désormais de l’abonnement Leader de Digiforma : une offre qui pousse tous les curseurs au maximum, pour accompagner au mieux les organismes à forte croissance. Avec cet abonnement, le nombre d’utilisateurs et de formateurs ayant accès à Digiforma est illimité. En outre, la formule Leader permet de former jusqu’à 4500 apprenants par an – de quoi largement couvrir les besoins de l’école, qui enregistre 3000 apprenants annuels.
Comme en témoigne le responsable opérationnel de l’EIS, « nous avons toutes les libertés possibles avec cet abonnement, mais nous pouvons aussi bénéficier d’un interlocuteur privilégié, qui est une importante valeur ajoutée ». En effet, l’offre Leader de Digiforma intègre un support prioritaire pour répondre rapidement aux demandes de l’organisme, ainsi qu’un référent client attitré. Celui-ci a pour mission d’accompagner les équipes de l’EIS dans l’usage de Digiforma et de les aider à tirer pleinement parti des fonctionnalités incluses, parmi lesquelles figurent :
Les bénéfices apportés par Digiforma
En utilisant Digiforma au quotidien, l’École internationale du Spa a pu constater ses nombreux bénéfices pour son activité. En tête de liste, les équipes constatent un allègement notable de leur charge mentale, notamment grâce à l’automatisation de nombreuses actions administratives.
Qu’il s’agisse de documents générés en un clic, d’évaluations envoyées automatiquement ou de mails transmis à l’ensemble des apprenants, Gonzalo Pena Vilches ressent les bienfaits de l’automatisation à tous les niveaux. « C’est quelque chose de génial, confie-t-il. Cela représente un gain de temps extraordinaire, et c’est une charge mentale que mes équipes et moi n’avons plus dans la tête, parce que tout est automatisé. »
En outre, l’écosystème Digiforma et son vaste champ d’utilisation permet de centraliser les actions quotidiennes des organismes de formation. Inutile de multiplier les licences pour assurer la gestion administrative d’un côté, la prospection commerciale de l’autre, et l’animation des formations en parallèle : la galaxie Digiforma embarque l’ensemble de ces fonctionnalités. « Le fait de proposer des produits E-learning, en complément du reste, permet de rester dans un même écosystème et c’est important pour nous, explique le responsable opérationnel. C’est important parce qu’avoir trop de systèmes devient rapidement assez lourd. »
Surtout, Digiforma est loué pour sa faculté à évoluer selon les demandes de ses utilisateurs. Les équipes de développement recensent en effet l’ensemble des besoins formulés par les abonnés Digiforma, et intègrent les fonctionnalités les plus cruciales à leurs plannings de production. Ainsi, l’outil évolue de concert avec les organismes qui en font usage.
Sur ce sujet, les équipes de l’École internationale du Spa sont unanimes : « On peut parler d’une véritable collaboration. On a vraiment l’impression de vous aider à co-construire le logiciel. Les interlocuteurs de Digiforma nous disent régulièrement qu’ils ont entendu nos retours, et lorsque l’on nous présente ce qui a été mis en place, on voit que nos demandes ont effectivement été prises en compte. On peut dire que c’est un travail qui s’opère main dans la main, pour mieux répondre à nos besoins. »
Quels résultats à l'issue de la collaboration ?
Au quotidien, l’utilisation de Digiforma a eu un impact sur l’activité de l’École internationale du Spa, notamment en matière d’organisation. L’implémentation de la solution a imposé aux équipes de définir un cadre précis pour assurer leur gestion administrative. Comme le souligne Gonzalo Pena Vilches : « Digiforma a permis de mettre un cadre sur l’ensemble de la gestion de la formation, et qu’il soit identique pour de la formation courte ou de la formation longue, à Paris ou dans d’autres villes. L’outil nous permet de tous fonctionner de manière identique et de proposer la même qualité de service, pour nos formateurs comme pour nos élèves. »
« Le fait de travailler avec Digiforma nous a vraiment permis de décoller. Rien que sur la première année d’utilisation, le logiciel a eu un véritable impact sur notre activité et se révèle extrêmement bénéfique. Avec toutes les automatisations qu’il permet, on peut travailler beaucoup plus efficacement. »
En outre, les équipes constatent une amélioration nette de leur productivité. La centralisation des actions sur une solution unique, qui automatise une importante partie des processus administratifs, permet aux organismes de formation de gagner un temps précieux. Le responsable opérationnel de l’EIS le souligne volontiers : « Le fait de travailler avec Digiforma nous a vraiment permis de décoller. Rien que sur la première année d’utilisation, le logiciel a eu un véritable impact sur notre activité et se révèle extrêmement bénéfique. Avec toutes les automatisations qu’il permet, on peut travailler beaucoup plus efficacement. »
Enfin, les gains de temps générés ont été mis à profit pour assurer une qualité de service optimale. Avec un volume élevé d’apprenants et une équipe de taille assez modeste, l’École internationale du Spa se repose ainsi sur la puissance de Digiforma pour pouvoir se concentrer sur son cœur de métier. « Nous avons deux personnes qui travaillent sur la gestion des tâches administratives, détaille Gonzalo Pena Vilches. Comme elles économisent un temps précieux avec Digiforma, elles opèrent en autonomie et je n’ai plus besoin d’intervenir sur cet aspect. Ainsi, je peux vraiment me focaliser sur la gestion et l’accompagnement de mes formateurs, sur notre titre et sur nos élèves. »
Les fonctionnalités essentielles
Interconnexion Zapier
Au quotidien, l’École internationale du Spa alterne entre deux solutions : un CRM, pour assurer de manière fine la gestion commerciale de son activité, et Digiforma, pour la partie opérationnelle. Afin de simplifier l’usage des deux logiciels, Digiforma met à la disposition de ses utilisateurs un ensemble de connecteurs, assurés par Zapier, et une API plus pointue, nommée GraphQL.
Pour répondre à leurs besoins d’interconnexion, les équipes de l’EIS ont opté pour le connecteur Zapier. Gonzalo Pena Vilches retrace la mise en œuvre de celui-ci : « La connexion entre Digiforma et le CRM via Zapier s’est très bien déroulée. La mise en place est assez simple : quand on est curieux et qu’on cherche un peu, on a très vite les réponses. Et pour le coup, les tutoriels proposés par Digiforma avec Zapier nous ont bien aidé : ils sont clairs, donc il n’y a vraiment aucune difficulté à connecter notre réseau et Digiforma. »
Désormais, les données de l’École internationale du Spa sont automatiquement partagées entre les deux outils, pour un fonctionnement fluide et sans double-saisie.
Espace apprenant
Dans l’optique de digitaliser au maximum ses processus internes, l’École internationale du Spa fait un usage avancé de l’Espace apprenant proposé par Digiforma. Celui-ci a été conçu pour stocker l’ensemble des documents à disposition des apprenants. Les formateurs et organismes peuvent ainsi y déposer les documents administratifs inhérents à la formation, mais également les supports de cours et fichiers annexes.
Au-delà de l’aspect pratique de cet espace de stockage partagé, l’intérêt est également écologique. L’Espace apprenant permet en effet de réduire drastiquement l’usage de papier des organismes – raison pour laquelle l’école y recourt au quotidien.
Gonzalo Pena Vilches explique : « Nous sommes dans une dynamique de digitalisation au maximum, par souci écologique. Nos supports de cours, quand ils font une centaine de pages, représentent des volumes de papier importants. C’est pourquoi nous transmettons tout via l’extranet apprenant, qui est génial. »
En outre, cet espace constitue un lien pérenne entre apprenants et formateurs, que l’École internationale du Spa juge crucial. « Il est super intéressant pour garder un lien, confie le responsable opérationnel. Même lorsque les élèves finissent leur formation, il y a ce lien qui est toujours présent. Si nos cours évoluent, nous pouvons transmettre les supports actualisés aux anciens apprenants. Ce sont des choses absolument nécessaires. »
En complément de ces fonctionnalités, les équipes de l’École internationale du Spa font usage des émargements numériques permis par Digiforma. Comme en atteste le responsable opérationnel : « Les émargements numériques et sécurisés, c’est quelque chose qu’on utilise en permanence pour les conventions avec nos formateurs, avec nos partenaires, pour les formations qu’on opère sur place ».
Enfin, les fonctions d’automatisation et de génération de documents sont saluées par Gonzalo Pena Vilches, qui en retire un gain de temps notable au quotidien. Il détaille : « La possibilité de faire du publipostage, de générer des attestations de suivi de formation, des certificats de réalisation, ou encore de créer des modèles de mail… Tout cet écosystème de documents qu’on peut générer sur Digiforma et qui peuvent être envoyés à tous ceux qu’on veut, c’est crucial pour conserver de la fluidité dans la gestion de nos élèves. »
Pour conclure
Avec Digiforma, les équipes de l’École internationale du Spa ont gagné en productivité et en sérénité. Pour clore l’entretien, Gonzalo Pena Vilches tient à adresser un message aux organismes de formation qui, comme l’EIS, ressentent le besoin de s’équiper : « ce que je venais chercher au départ avec Digiforma, c’est ce que j’ai obtenu. De l’efficacité, de la flexibilité, et de la simplicité. Donc, à toute personne qui hésite à s’équiper, je dirais : n’hésitez pas, car vous obtiendrez ce dont vous aurez besoin. »
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