CCI de l’Essonne
La Chambre de commerce et d’industrie de l’Essonne accompagne et favorise le développement des entreprises du département, via notamment des actions de formation centrées sur le numérique, le développement commercial, la transition écologique, les ressources humaines…
« L’utilisation de Digiforma a transformé notre manière de travailler, nous permettant d’atteindre un niveau de productivité nettement supérieur. »
CCI de l'Essonne en bref
La Chambre de commerce et d’industrie de l’Essonne, ou CCI de l’Essonne, est un organisme d’État dont la mission principale est d’accompagner les entreprises du département dans leur développement. Elle intervient tout au long du cycle de vie de l’entreprise, de sa création à sa phase de développement, voire de transmission.
À cet effet, la CCI dispose d’un organisme de formation intégré, créé en 2012 et centré sur les métiers de la Chambre de commerce et d’industrie. Stéphane Bruyère, directeur des services aux entreprises au sein de la CCI, explique : « On ne se disperse pas sur des métiers que d’autres centres de formation traitent très bien. À la CCI, nous sommes focalisés sur des thématiques telles que les Ressources humaines, le développement commercial, la transition écologique et le développement durable, le numérique ou encore la création d’entreprise. »
Le centre de formation occupe, de fait, le rôle d’accompagnateur de l’entreprise dans son développement. À ce titre, la CCI de l’Essonne dispense une formation certifiante nationale : « Cinq jours pour entreprendre ». Celle-ci, comme toutes les formations proposées par l’organisme, peut concerner tant le petit entrepreneur qui se lance que des entreprises installées depuis plus longtemps.
« Digiforma nous a changé la vie en termes de productivité : on est passé de l’artisanat à l’industrie. Cela nous a permis de nous professionnaliser, de nous concentrer sur notre cœur de métier. »
Évidemment, l’offre de la CCI de l’Essonne est aussi composée de formations plus spécifiques. Certaines peuvent notamment être à destination des créateurs et d’entreprises de taille minime, tandis que d’autres peuvent s’adresser à des profils aguerris. Stéphane Bruyère confirme : « En tant qu’industrie, par exemple, vous pouvez bénéficiez de formations sur la norme ISO9001 quand vous êtes une entreprise. Si vous êtes une PME avec quinze ans d’ancienneté et que vous vous projetez à l’étranger, nous avons également un panel de formations assez techniques sur le commerce à l’international. »
Côté modalités, la CCI propose essentiellement des formations en présentiel. Quelques modules sont proposés à distance, mais la majeure partie des clients de l’organisme demeurent attachés au maintien des sessions en physique. Les modules, eux, s’étendent sur des durées assez courtes, allant d’un à cinq jours. Par ailleurs, les formations de la CCI sont principalement organisées en intra-entreprise, dans les locaux des clients.
Problématiques et besoins techniques
En tant qu’organisme d’État, la Chambre de commerce et d’industrie est confrontée à un défi majeur : suivre les politiques publiques pour adapter son offre de formation. Pour cela, le besoin d’un outil permettant de configurer des programmes et sessions de formation aisément était indispensable. Comme l’explique Stéphane Bruyère, la ligne gouvernementale impose « des axes de travail très marqués. Par exemple, en ce moment, nous sommes très concentrés sur la transition écologique et le développement durable, donc nos formations s’adaptent à ces thématiques. »
Sont également au programme des formations sur la transformation numérique, dont le besoin a été mis en lumière lors de la crise sanitaire du Covid-19, notamment pour les commerçants n’ayant pas pris le virage du digital. Mais aussi des programmes de développement de business par le digital, à travers les réseaux sociaux par exemple. « Tout cela, ce sont des formations en phase avec notre mission d’aide au développement de l’entrepreneur, et avec les politiques publiques », détaille le directeur des services aux entreprises.
Par ailleurs, la CCI dispense un grand nombre de formations sur les systèmes de management de qualité, notamment sur les normes ISO 9001 et 14000 à 26000. Ces normes évoluent à des rythmes relativement stables, mais les changements effectués imposent une modification des programmes de formation. Disposer d’une solution permettant d’effectuer ces changements simplement revêt donc une importance cruciale pour l’organisme. Comme en témoigne Stéphane Bruyère, « on se doit de modifier les programmes lorsqu’une norme évolue. Heureusement, cela ne se fait pas à un rythme effréné. Néanmoins, comme nous dispensons des formations théoriques sur ces sujets et que nos formateurs accompagnent l’entreprise dans leur mise en œuvre, nous devons être à jour tout le temps. »
En outre, l’organisme doit relever le défi de l’ultra-personnalisation des formations. Celle-ci répond à la demande de nombreux clients de la CCI, qui désirent bénéficier de formations adaptées à des besoins très spécifiques. Le directeur des services aux entreprises confirme : « Il est rare, même si l’on dispose d’un catalogue de formations avec des programmes structurés, que l’on dispense les programmes existants. Nos clients nous attendent sur la personnalisation à l’extrême de leurs formations, que l’on va mettre en œuvre via des réunions de cadrage en amont. Lors de la fabrication de la solution, nous allons nous appuyer sur des programmes “squelettes”, mais in fine, les programmes de chaque client sont différents. »
Enfin, et c’est sans doute le point le plus important, la CCI de l’Essonne avait besoin de simplifier le pilotage de son activité. En effet, l’organisme enregistre pas moins de 1200 apprenants annuels, du fait de la durée relativement courte de ses formations. Problème : qui dit davantage d’apprenants, dit également davantage de tâches à exécuter. Pour en limiter le poids, il était donc indispensable de trouver une solution logicielle permettant de simplifier l’ensemble des process administratifs : visualiser en un coup d’œil les informations des apprenants (coordonnées, dates des sessions, intervenants), automatiser la génération des documents, etc.
Comme en atteste Stéphane Bruyère, « jusqu’ici, nous faisions tout à la main, de l’élaboration des conventions de formation à la rédaction des contrats de sous-traitance, en passant par les feuilles d’émargement. Tout était question de champs de fusion dans Word à partir d’un Excel, et c’était très limitant. » C’est donc là que Digiforma est intervenu.
La rencontre avec Digiforma
Avant Digiforma, les équipes de la CCI de l’Essonne travaillaient sur le tableur Excel, où elles notaient l’ensemble de leurs actions quotidiennes. Les conventions de formation, elles, étaient rédigées sur Word, avec des modèles-types créés pour simplifier les démarches. Mais cette méthode a rapidement montré ses limites.
Comme en témoigne Stéphane Bruyère, la CCI a commencé « comme un petit organisme de formation. Lorsqu’on a lancé le centre en 2012, on ne faisait que quelques formations. Mais petit à petit, nos conseillers d’entreprise se sont formés, ils sont devenus formateurs et on a augmenté notre volume. C’est là, en 2018-2019, que nous avons eu besoin de passer sur une autre solution. »
Les équipes se sont alors mises en quête d’un logiciel facile d’utilisation, pouvant être appréhendé aisément par l’ensemble des parties prenantes. Le directeur des services aux entreprises se souvient : « Étant issu d’un grand centre de formation, je me rappelle des solutions complexes qui étaient mises en place. Elles n’étaient pas proposées en mode SaaS comme Digiforma, et cela ne nous convenait pas. »
Désireux de ne pas réitérer les expériences passées, Stéphane Bruyère s’est tourné vers Digiforma, un peu par hasard. « Digiforma est venu à moi, en fin de compte », atteste-t-il. Un état de fait qu’il n’a absolument pas regretté : « C’était vraiment la solution idéale, car cela nous permettait de pouvoir gérer à l’époque 200 stagiaires, avec un minimum d’installation et une vraie fluidité dans l’utilisation. C’est pour cela que l’on s’est abonné à l’issue du test. Et aujourd’hui, le logiciel nous accompagne depuis six ans. »
Afin d’aider à la mise en place de l’outil, un accompagnement est proposé à tous les utilisateurs. Le support client Digiforma se tient à la disposition des clients, novices comme de longue date, par tchat principalement. En complément, des webinaires de démonstration sont animés à intervalle régulier et des tutoriels vidéo sont disponibles sur la plateforme.
Pour autant, la CCI de l’Essonne n’a pas nécessité d’intervention particulière. « Je n’ai pas souvenir d’une quelconque difficulté de mise en place, témoigne le directeur des services aux entreprises. Nous avons posé quelques questions au support via le tchat, qui est réactif, et nous avons œuvré en autonomie pour le reste. On a lu les articles à disposition, on a regardé les vidéos tuto pour apprendre à créer une session, un contact… »
Aujourd’hui, les équipes de l’organisme, et notamment les assistants de formation, sont en pleine maîtrise de la solution. Bien que Digiforma ait beaucoup évolué depuis son implémentation au sein de la CCI, les utilisateurs se tiennent informés des nouveautés logicielles pour en tirer profit immédiatement. « Le logiciel de 2019 n’est pas le logiciel d’aujourd’hui, reconnaît Stéphane Bruyère. Mais la montée en puissance de Digiforma est suivie de près par nos experts, qui peuvent ainsi monter en compétences de façon douce. »
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Quel abonnement pour quels besoins ?
La CCI de l’Essonne dispose d’un abonnement Premium. Une formule que seuls les plus anciens utilisateurs de Digiforma peuvent connaître, et qui s’apparente à l’actuelle offre « Sur mesure ». L’abonnement de l’organisme dispose de tous les curseurs au maximum, avec un nombre illimité d’apprenants, d’intervenants et d’utilisateurs. Il inclut également l’accès aux émargements numériques, au catalogue en ligne, au CRM Digiforma, ou encore aux exports EDOF.
Initialement, l’organisme disposait d’une formule plus limitée. Et pour cause, son nombre d’utilisateurs était moins important et son activité naissante. Mais à mesure que l’OF a pris en ampleur, ses besoins ont évolué. « Nous avons rapidement eu besoin de faire évoluer l’abonnement que l’on avait au départ, pour exploiter la pleine puissance du logiciel », atteste Stéphane Bruyère.
Preuve en est : aujourd’hui, la CCI dispose d’une quinzaine de collaborateurs qui se connectent à Digiforma régulièrement. Côté formateurs, ce chiffre grimpe à une soixantaine. « Au total, cela fait pas mal de monde qui dispose d’accès et qui se connecte sur Digiforma, avec différents droits », conclut le directeur des services aux entreprises.
Et cela, sans compter les apprenants de la CCI, qui sont aujourd’hui plus de 1 200 par an. Un volume que Stéphane Bruyère explique naturellement : « Comme nous dispensons des formations relativement courtes, sur quelques jours, nous avons la bande passante pour accueillir et encadrer davantage d’apprenants que les OF qui proposent des sessions très longues ». L’abonnement sélectionné devait donc être adapté à cette réalité. « Avec les curseurs au maximum, nous sommes couverts ! », conclut-il.
Les bénéfices apportés par Digiforma
Avec son passage sur Digiforma, la CCI de l’Essonne a noté de nombreuses avancées. En premier lieu, il lui est désormais possible d’automatiser une grande partie de ses actions quotidiennes. De la génération de documents à l’envoi de mails, en passant par les envois automatiques d’évaluations et de relances, la solution intègre une panoplie d’outils permettant d’économiser du temps et de s’épargner les tâches trop rébarbatives. Stéphane Bruyère s’en réjouit : « Au-delà de l’aspect chiffre d’affaires, Digiforma a généré de vrais gains sur le plan de l’automatisation. Une fois que vous créez une session et que vous intégrez des apprenants à ces sessions, tout le reste, c’est automatique. Donc, vous n’avez même pas à réfléchir. »
Il détaille : « Par exemple, à partir d’un modèle type qui est fourni par le logiciel, on peut adapter et fusionner toutes nos conventions automatiquement. Nos feuilles d’émargement sont générées automatiquement, tout comme nos contrats de sous-traitance, etc. On a gagné un temps fou. »
Autre bénéfice mis en avant par le directeur des services aux entreprises : la qualité de la relation client instaurée avec les équipes de Digiforma. Les équipes techniques, composées de nombreux experts de la solution qu’il est possible de contacter via un système de tchat, se veulent aussi réactives que possible. Garantes de la satisfaction des utilisateurs, elles ont à cœur de proposer des réponses rapides, concises et illustrées à chacun. « On sent que les équipes s’impliquent pour fournir des réponses rapides, atteste Stéphane Bruyère. Et d’une façon générale, depuis le début, c’est une relation qui est simple et transparente. Toutes nos difficultés ont été réglées sans problème. »
Enfin, l’adaptation de Digiforma aux besoins de ses clients est soulignée par les équipes de la CCI. En effet, au fil des années, de nombreux développements ont été réalisés à la demande des utilisateurs de la solution, toujours dans le but de simplifier le quotidien des organismes de formation. C’est ce que relève le directeur des services aux entreprises, qui a bénéficié de cette écoute active : « On a émis des avis qui ont été assez vite pris en compte et ont mené à des modifications du logiciel. En tant qu’utilisateur, on sent qu’on peut contribuer à faire encore grandir Digiforma. Car nos idées, ou en tout cas nos contraintes, sont écoutées et permettent ces améliorations techniques. »
Quels résultats à l'issue de la collaboration ?
Depuis qu’elle utilise Digiforma, la CCI de l’Essonne a observé un changement profond dans l’organisation de son activité de formation. En premier lieu, les équipes constatent une amélioration de leur productivité quotidienne. Comme en témoigne Stéphane Bruyère, « Digiforma nous a changé la vie en termes de productivité : on est passé de l’artisanat à l’industrie. Cela nous a permis de nous professionnaliser, de nous concentrer sur notre cœur de métier. »
« Le logiciel en tant que tel est majeur pour le pilotage de Qualiopi. Digiforma ayant évolué au fil des années et évoluant encore avec la certification, lorsque l’on passe notre audit, nous savons que nous répondons à quasiment tous les critères, y compris la gestion des incidents qualité. »
En outre, l’équipement d’un outil pensé pour les organismes de formation a permis de faire face à une croissance forte et rapide, tout en limitant les coûts de recrutement. En effet, le recours à Digiforma permet de maintenir des équipes administratives relativement restreintes, et de limiter ainsi les charges de l’organisme. « Aujourd’hui, on a des équipes qui sont réduites au niveau administratif, témoigne le directeur des services aux entreprises. Avec une assistante de formation équipée de Digiforma, on fait le travail de trois ou quatre personnes. »
Enfin, les résultats se ressentent également au niveau commercial. D’une part, les gains de temps permis par Digiforma libèrent des créneaux pour se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée. Stéphane Bruyère témoigne : « Le temps que l’on gagne, on peut le consacrer à d’autres choses, notamment la pédagogie, mais aussi la partie purement commerciale, pour aller à la conquête de nos clients. C’est royal. » D’autre part, le catalogue de formations de la CCI, mis à jour en temps réel sur Digiforma et relayé sur le site web de l’organisme, est en effet un élément décisif pour mettre en valeur son offre.
Les fonctionnalités essentielles
Espace apprenant
Parmi les fonctionnalités plébiscitées par la CCI figure l’Espace apprenant. Il s’agit d’un extranet dédié aux clients suivant des sessions de formations auprès d’un organisme. Sur cette plateforme, les apprenants pourront retrouver toutes les ressources utiles au bon déroulement de leur formation : documents administratifs, convocations, détails sur les dates et le lieu de formation, support de cours, etc.
Comme en témoigne Stéphane Bruyère, cet outil simplifie la relation client en rendant les apprenants plus autonomes : « L’Espace apprenant permet à nos clients de pouvoir eux-mêmes récupérer leurs documents, leurs convocations. Nous communiquons auprès de nos apprenants sur cet espace. Ils peuvent y retrouver le programme, le lieu, l’heure de leurs sessions. En fin de formation, on y stocke les supports de cours. Finalement, tout l’environnement de formation des apprenants est centralisé sur cette plateforme. »
Et le directeur des services aux entreprises de confirmer : « C’est un vrai avantage vis-à-vis de nos clients. Cela simplifie nos échanges de documents, et nous n’avons pas besoin de passer par une solution-tiers pour proposer ce service. Les apprenants y retrouvent tout ce dont ils ont besoin, en totale autonomie ! »
Interconnexion Zapier
L’un des grands enjeux de la CCI de l’Essonne est d’interconnecter la solution Digiforma avec le CRM en place. Pour cela, l’organisme bénéficie d’une panoplie de connecteurs, tels que Zapier et l’API GraphQL, développée par Digiforma. Une fonction cruciale pour automatiser la remontée d’informations d’une plateforme à l’autre et bénéficier d’une expérience sans couture.
Comme le précise Stéphane Bruyère, la CCI utilise son « propre CRM pour gérer la prospection et la relation commerciale. Et, effectivement, nous avons besoin de connecter notre base de données Digiforma à cet outil pour simplifier les opérations. Pour cela, le connecteur Zapier, inclus dans notre abonnement, est d’un grand secours. »
En complément de ces fonctionnalités, l’organisme explore de nouvelles possibilités, avec notamment l’émargement numérique. Cet outil permet de se libérer des feuilles de présence papier à faire signer à chaque apprenant. Les émargements sont effectués sur support numérique, tel qu’une tablette ou un ordinateur, et directement archivés dans Digiforma, en garantissant l’identité de l’apprenant signataire. « C’est quelque chose que l’on démarre, confie Stéphane Bruyère. Comme nous faisons beaucoup de présentiel, nous avions moins besoin de l’émargement numérique jusqu’ici. Mais c’est un outil qui va rapidement devenir indispensable pour nos équipes. »
Enfin, les équipes de la CCI de l’Essonne plébiscitent Digiforma pour l’ensemble des fonctionnalités déployées autour du pilotage de la qualité. Comme en atteste le directeur des services aux entreprises : « Le logiciel en tant que tel est majeur pour le pilotage de Qualiopi. Digiforma ayant évolué au fil des années et évoluant encore avec la certification, lorsque l’on passe notre audit, nous savons que nous répondons à quasiment tous les critères, y compris la gestion des incidents qualité. »
Et celui-ci de conclure : « Cela nous sécurise dans le pilotage de notre système qualité. Si l’on entre les bonnes données au bon endroit et que l’on conçoit bien les choses, on est quasi certain d’avoir peu de travail à effectuer pour être conforme Qualiopi lors des audits initiaux et de suivi. »
Pour conclure
Pour conclure cet entretien, Stéphane Bruyère tient à souligner l’adéquation de Digiforma aux besoins de la CCI de l’Essonne : « Digiforma, c’est la solution qui nous convient à 100 %. Elle nous correspond pour la simplicité de son utilisation, pour la productivité qu’elle nous fait gagner, pour la facilité avec laquelle elle nous mène à la certification Qualiopi, pour l’interaction avec nos clients qu’elle permet via l’extranet. C’est vraiment le logiciel idéal pour la gestion de la formation. J’en ai connu d’autres, et c’est le plus performant que j’ai testé. »
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