Cabinet Prévention Incendie
Cabinet Prévention Incendie offre à ses apprenants du conseil et de la formation dans la sécurité incendie, la santé et la sécurité au travail.
« Les fonctionnalités Digiforma sont aujourd’hui devenues des incontournables dans nos pratiques, y compris pour nos clients, nos apprenants et nos formateurs. »
Cabinet Prévention Incendie en bref
CPI, pour Cabinet Prévention Incendie, est une entreprise créée il y a plus de 70 ans. Son cœur de métier est le conseil et la formation dans le domaine de la sécurité incendie. Depuis, toutefois, le champ d’action de l’organisme de formation s’est étendu aux thématiques de la santé et de la sécurité au travail.
Sébastien Gallego, responsable pédagogique de l’organisme de formation, précise que le périmètre d’intervention de CPI ne s’arrête pas là : « Nous avons également une activité de service au sein du Cabinet, qui fait de l’installation, de la vérification et de la maintenance de tous les moyens de secours en sécurité incendie ».
La majorité des formations proposées par CPI se déroulent sur une demi-journée, en intra-entreprise, mais certaines peuvent aller jusqu’à trois ou quatre jours. Toutefois, elles ne vont jamais au-delà de cette durée relativement courte. Par conséquent, l’organisme de formation comptabilise un nombre élevé de formations menées chaque année, ainsi qu’un important volume d’apprenants.
En outre, l’unique modalité de formation du Cabinet est le présentiel, du fait de la nature des enseignements. Ils nécessitent en effet des démonstrations pratiques et des exercices qu’il serait impossible de réaliser à distance.
« Ce qu’on apprécie chez Digiforma, c’est le contact humain. Nous voulions absolument avoir une équipe humaine vers qui se tourner lorsqu’on aurait des problèmes, une question. »
Problématiques et besoins techniques
Certifié Qualiopi, le Cabinet Prévention Incendie présentait des problématiques liées au maintien de la certification. Comme en atteste Sébastien Gallego, « Qualiopi est très exigeante administrativement, notre défi tournait donc autour du management administratif de l’activité formation ».
Au lancement de la certification Qualiopi, CPI ne disposait d’aucun logiciel dédié à la gestion de son activité. Chacun œuvrait sur différents outils pour assurer la gestion administrative de l’OF, générant une perte de temps notable. C’est pourquoi une étude de marché a été réalisée pour s’équiper d’un logiciel prévu pour cette mission.
L’objectif : économiser du temps, automatiser les tâches administratives, mais aussi ne plus cumuler les licences. « Le cumul d’outils renforçait notre perte de temps, témoigne le responsable pédagogique. En centralisant nos actions dans un outil unique, nous pouvions automatiser nos process et gagner un temps précieux. »
Les besoins identifiés relevaient donc de l’automatisation des tâches administratives et de la centralisation des plateformes, pour gagner en temps et en efficacité. En professionnalisant la démarche administrative, CPI entendait également apporter un service de meilleure qualité à ses clients.
La rencontre avec Digiforma
La rencontre entre CPI et Digiforma résulte d’une étude de marché menée pour trouver une solution simplifiant le quotidien des équipes. À l’issue de cette étude de marché, Digiforma a été plébiscité face aux solutions concurrentes.
Adopté en 2021 par le Cabinet Prévention Incendie, le logiciel a été choisi « pour l’ensemble des solutions proposées, que nous trouvions de meilleure qualité, affirme Sébastien Gallego. Pour en avoir utilisé d’autres, nous trouvions l’interface utilisateur Digiforma plus sympathique, plus facile, plus ludique à utiliser. »
L’autre facteur décisif pour le Cabinet était la génération des différents livrables pour les clients. « Nous trouvions les livrables proposés par Digiforma de meilleure qualité et plus faciles à personnaliser, à programmer. Ils répondaient parfaitement à nos pratiques et à notre activité. »
Le mode de facturation de Digiforma a également pesé dans la balance, avec notre système d’abonnement. Là où de nombreuses applications optent pour une facturation à l’action (pour chaque envoi de mail, création d’apprenant ou de session), Digiforma inclut un ensemble d’actions dans son abonnement, pour proposer un tarif fixe à ses clients. « Cette solution nous offre une véritable tranquillité d’esprit : les tarifs ne bougent pas, et la gestion comptable est simplifiée de notre côté, confie Sébastien Gallego. Cela a évidemment contribué à notre choix. »
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Quel abonnement pour quels besoins ?
Aujourd’hui, CPI dispose d’un abonnement Leader. Cette offre, la plus complète de notre catalogue, inclut de nombreuses fonctionnalités, telles que le LMS intégré, l’émargement numérique, le catalogue en ligne, mais aussi un support prioritaire et un référent client dédié.
Un accompagnement indispensable pour le Cabinet, notamment pour optimiser l’utilisation du logiciel et l’adapter à ses usages. « Nous apprécions grandement le fait d’avoir un rendez-vous trimestriel avec un interlocuteur privilégié chez Digiforma, précise Sébastien Gallego. Ce temps d’échange permet à cet expert de comprendre notre façon de travailler, la manière dont on utilise le logiciel. Ainsi, il peut nous apporter des conseils précieux pour rendre notre utilisation de Digiforma plus facile, plus efficiente. »
En parallèle de l’accompagnement qu’il embarque, l’abonnement Leader répond aux besoins de CPI en matière de volume d’apprenants. Le Cabinet Prévention Incendie forme en effet chaque année plus de 2 500 apprenants : un nombre conséquent que l’offre Leader permet de couvrir (celle-ci inclut jusqu’à 4 500 apprenants par an).
Ce volume important s’explique par la nature des formations délivrées par CPI. En effet, les formations qui ont trait à la santé et à la sécurité au travail, ainsi qu’à la sécurité incendie, sont relativement courtes. Elles durent entre une demi-journée et 4 jours et sont bien souvent obligatoires. De fait, comme le souligne Sébastien Gallego, « la demande est conséquente, et chez CPI, nous avons la bande passante pour former un important nombre d’apprenants sur l’année. C’est pourquoi nous avions besoin d’un abonnement adapté à cette réalité. »
Les bénéfices apportés par Digiforma
Au sein du Cabinet Prévention Incendie, Digiforma est reconnu pour la qualité de son support technique. Les équipes de Digiforma se tiennent en effet à disposition des clients pour simplifier leur usage de l’outil, prendre note de leurs suggestions d’amélioration et répondre à leurs questions, via un système de messagerie. L’objectif : placer l’humain au cœur de la solution en instaurant une écoute active et réactive.
Comme le souligne Sébastien Gallego, « ce qu’on apprécie chez Digiforma, c’est le contact humain. C’est d’ailleurs l’une des raisons qui nous a fait choisir cette solution logicielle. Nous voulions absolument avoir une équipe humaine vers qui se tourner lorsqu’on aurait des problèmes, une question. » Il n’était pas question d’être confronté à un robot ou à un service peu réactif.
Évidemment, compte tenu du nombre de clients de Digiforma, une réponse ne peut pas toujours être apportée dans l’immédiat. Néanmoins, le responsable pédagogique le concède : « chez Digiforma, nous avons échangé avec des humains qui sont plutôt réactifs. Lorsque l’on a un problème ou une difficulté, on les contacte et ils sont toujours très prompts à nous répondre. »
Au-delà de la rapidité de réponse, l’enjeu est surtout de trouver des solutions aux problématiques rencontrées par les clients de Digiforma. En ce sens, les équipes de Digiforma effectuent des tests systématiques pour identifier et comprendre les difficultés remontées par les clients. Cette méthodologie pratique et pragmatique permet de trouver des solutions efficaces pour les usages de chacun, et notamment du Cabinet Prévention Incendie. Comme le mentionne Sébastien Gallego, « pour toutes les difficultés qu’on a rencontrées, Digiforma a toujours trouvé très rapidement la solution qui allait derrière ».
À travers les échanges entre le support technique et les clients de Digiforma, c’est tout le logiciel qui évolue pour simplifier le quotidien des organismes de formation. La relation de proximité instaurée permet aux usagers de partager leurs axes d’amélioration, et aux équipes Digiforma d’en tenir compte. Ce point crucial est salué par le responsable pédagogique de CPI, qui en donne un exemple parlant : « Au début de notre utilisation de Digiforma, sur nos sessions de formation, nous avions la liste des apprenants et, à côté de leur nom, un bouton « Modifier » et « Suppression de l’apprenant ». Plusieurs fois, on a cliqué sur le bouton « Suppression » par erreur, car les boutons étaient très rapprochés. Nous avons suggéré à Digiforma d’écarter ces deux boutons pour limiter les risques d’erreurs, et cette suggestion a été prise en compte une ou deux semaines après. »
Et le responsable pédagogique de conclure : « C’est ce genre d’échanges que l’on recherchait et que l’on apprécie grandement. Car le logiciel évolue en permanence, selon les suggestions que nous, utilisateurs, pouvons faire. »
Quels résultats à l'issue de la collaboration ?
L’implémentation initiale de Digiforma a soulevé des défis, notamment du côté des clients de CPI. Il a en effet fallu leur inculquer de nouvelles pratiques, en leur demandant par exemple d’inscrire les apprenants en ligne – une nouveauté qui a nécessité un accompagnement. Toutefois, Sébastien Gallego considère cet accompagnement comme bénéfique. Il explique : « Ce temps a été investi à raison, car on enregistre d’excellents résultats en termes d’efficacité et d’efficience sur le plan administratif. »
« On peut produire aujourd’hui des dossiers beaucoup plus qualitatifs qu’avant. C’est un avantage notable pour pérenniser notre Qualiopi, car Digiforma place des jalons nous permettant de rester dans les clous de la certification. »
Sur ce volet, au-delà du temps gagné, le Cabinet a constaté une nette amélioration de la qualité de ses rendus. « On peut produire aujourd’hui des dossiers beaucoup plus qualitatifs qu’avant, témoigne le responsable pédagogique. C’est un avantage notable pour pérenniser notre Qualiopi, car Digiforma place des jalons nous permettant de rester dans les clous de la certification. »
En outre, par son utilisation du catalogue en ligne et de la Marketplace Skills.hr, CPI a étendu son champ de prospection commerciale. À la clé, « des leads intéressants » venus compléter la vaste base de clients du Cabinet.
Les fonctionnalités essentielles
Émargement numérique
L’émargement numérique a permis à CPI de gagner en temps et en efficacité au quotidien. En effet, les formations du Cabinet sont majoritairement organisées en intra-entreprise, directement chez le client. Or, les formateurs, en période chargée, ne sont pas toujours disponibles pour se rendre aux locaux de CPI et faire passer les feuilles d’émargement aux équipes.
Comme l’explique Sébastien Gallego, « avant Digiforma, comme nous utilisions des feuilles d’émargement physiques, nos délais de traitement des dossiers administratifs étaient très longs, parce qu’il fallait attendre le retour physique de nos formateurs pour récupérer les feuilles d’émargement ». Le recours à l’émargement numérique a permis de régler ce problème et de faire gagner un temps précieux aux équipes de CPI, pour améliorer sa qualité de service.
« Aujourd’hui, si une formation débute à 9 h, le formateur va faire émarger les apprenants à 9 h 05, et nous avons accès à la feuille d’émargement quasiment dans la seconde », souligne le responsable pédagogique. Le temps de traitement des dossiers est ainsi comprimé au maximum.
Espace entreprise
L’Espace Entreprise est une fonctionnalité prisée par les équipes de CPI. Cet espace dédié aux clients entreprises du Cabinet permet de leur partager toutes les ressources utiles dans le cadre de la prestation. Ainsi, la transmission est opérée de manière plus fluide et les ressources stockées sur un serveur de façon pérenne, pour éviter les pertes de documents et de temps.
Sébastien Gallego souligne que les équipes de CPI « recevaient tous les jours plusieurs appels de clients désirant qu’on leur envoie des documents qu’ils avaient égarés ». Une tâche certes rapide, mais qui peut coûter un temps précieux aux équipes si de nombreuses demandes sont faites sur la même journée : « Mis bout à bout, cela représente des pertes notables ».
Maintenant qu’ils bénéficient d’un espace où sont indexées l’ensemble des ressources, les clients de CPI sont plus autonomes et rassurés. À quelques exceptions près, tous ont adopté l’Espace Entreprise et prennent le réflexe d’y chercher leurs documents égarés. « Cela nous permet d’être plus productifs et de travailler plus confortablement au sein des équipes administratives », confie le responsable pédagogique.
Pour conclure
Si la simplification des process et l’automatisation de la gestion administrative est saluée par Sébastien Gallego, le responsable pédagogique de CPI souligne également l’aspect collaboratif de la solution Digiforma. « Avec Digiforma, le mot collaboration prend tout son sens. On le voit plus comme un logiciel collaboratif que comme une solution fixe, qui s’impose et qui nous impose des manières de travailler. On a trouvé dans ce logiciel la possibilité de l’adapter à nos pratiques, et non d’adapter nos pratiques à l’outil. »
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